Schrif­te­lijke vragen Bid Eurovisie Song­fes­tival


Schriftelijke vragen 156/2019

Nederland mag het Eurovisie Songfestival (ESF) organiseren. Een bijzonder evenement, onder andere door het grote publiek, door de lange tijd geleden dat het in Nederland was en door wat het kan betekenen voor de emancipatie van LHBTI+’ers.

Verschillende steden gooiden zich vol enthousiasme in de race voor de organisatie. In Utrecht deed de Jaarbeurs dat. In alle andere steden nam het college het initiatief, ging het gesprek aan met de raad en woog vervolgens af of zij wel of niet de organisatie op zich namen. In Utrecht is dat niet gebeurd. Verschillende steden trokken zich terug toen bleek welke eisen de NPO stelde, ook dat is in Utrecht niet gebeurd.

Tijdens het vragenuur van 23 mei is uitgebreid over het Songfestival gesproken. Het college – bij monde van wethouder Everhardt – zei daar onder andere de volgende zaken:

“De komende tijd zullen wij gebruiken om de mogelijke consequenties van een dergelijk evenement in de stad inzichtelijk te maken.”
“Voorzitter! De Jaarbeurs en de partners zijn bereid om te bekijken hoeveel geld nodig is. Wij zullen hen steunen. Mocht het doorgaan en mocht dat financiële consequenties voor de gemeente hebben, dan zullen wij dat inzichtelijk maken.”
“Voorzitter! Het "bid" wordt gedaan door de Jaarbeurs Utrecht.”
De heer WIJMENGA (ChristenUnie): Voorzitter! lk hoor de wethouder de toezegging doen om bij de raad terug te komen in het geval van financiële consequenties zodat de raad daarover een besluit kan nemen of zich een mening kan vormen.
De heer EVERHARDT (wethouder): Voorzitter! Ja, vanzelfsprekend.

Daarna heeft de gemeenteraad niets meer gehoord tot het bid was ingediend. Een merkwaardig proces. Wij hebben daarover de volgende vragen:

Vooraf
1. Is het college bereid om separaat van de (volledige en afzonderlijke) beantwoording van deze vragen een eigen evaluatie van de Utrechtse kandidatuur te doen vanaf de winst van het songfestival door Duncan Laurence tot en met het moment dat duidelijk werd dat het Songfestival al dan niet aan Utrecht werd toegekend, waarbij in ieder geval wordt ingegaan op de politiek-bestuurlijke sturing, de verhouding met de jaarbeurs en andere partijen én de onderbouwing van het indienen van een bid? Is het college bereid deze evaluatie uiterlijk 1 september naar de raad te sturen?

Over de status van het bid en de indiening ervan
2. De gemeenteraad heeft, los van de antwoorden op de mondelinge vragen, geen informatie gehad over de bid voor het ESF tot de dag dat het ingediend werd. Hoe beoordeelt het college het gelopen proces, meer specifiek in relatie tot de rol van de gemeenteraad, om te komen tot het bid?

3. Wie is formeel gezien de indiener van het bid bij de NPO? Klopt het dat dit, zoals wethouder Verschuure op 11 juli in de raad zei, de burgemeester is?

4. Is er een mandaatbesluit genomen door het college voor indiening door de burgemeester? Zo nee, waarom niet?

5. Is er een collegebesluit (of zijn er collegebesluiten) genomen over de indiening van het bid? Zo ja, kan dit integraal aan de gemeenteraad worden verstrekt, inclusief de argumenten en kanttekeningen die bij het besluit behoren en eventuele bijlagen?

In de afgelopen jaren heeft het college altijd schriftelijk gemeld wanneer collegebesluiten niet unaniem genomen waren (denk aan Windmolens Lage Weide en het experiment Weten wat Werkt), we gaan er van uit dat het college het in dit geval ook gemeld had, maar voor de zekerheid:

6. Waren de collegebesluiten unaniem?

Het uitbrengen van het bod betekent dat “de gemeente als kandidaat gaststad in[stemt] met alle in het programma van Eisen genoemde voorwaarden voor deze bieding en doet zij een onvoorwaardelijk en onherroepelijk bod.”, zo valt te lezen in de kandidaatstelling van Rotterdam [1].

7. Gaat het college met het indienen van het bid een overeenkomst aan met de NPO of verplichtingen jegens de NPO of anderen? Is het indienen van het bid een rechtshandeling? Wat is de juridische status van het bid?

8. Is het college bereid het programma van eisen van de NPO – desnoods vertrouwelijk – bij de beantwoording van deze vragen te voegen? Zo nee, op welke gronden niet?

9. Is het college van mening dat indien het bid zou worden toegewezen het juridisch nog mogelijk was om terug trekken indien de gemeente dat zou wensen? Zo ja, loopt de gemeente dan een risico op claims van de jaarbeurs, de NPO of anderen?

10. Is het college van mening dat indien het bid zou worden toegewezen het vanuit een oogpunt van reputatieschade (naar andere evenementen) en fatsoen (naar de jaarbeurs en de NPO) nog mogelijk was terug te trekken indien de gemeente dat zou wensen? Zo ja, hoe zou het college zo’n terugtrekking dan waarderen?

In een artikel uit het AD/UN geeft wethouder Verschuure aan dat “de stad niet wist dat ze zich op het podium in Hilversum kon presenteren” [2].

11. Wat was de rol van Utrecht Marketing in en rond het indienen van het bidbook?

12. Klopt het dat de gemeente geen idee had dat andere steden zich in Hilversum zouden presenteren? Zo ja, is dat niet best wel knullig als je als gemeente wil uitstralen dat je weet hoe grote evenementen werken?

Over de consequenties en kosten van het evenement
13. Is het college het eens met de vragenstellers dat ook ambtelijke inzet financiële consequenties heeft? Zo nee, waarom niet?

14. Hoe vaak heeft dit college sinds het aantreden (a) extra middelen verzocht voor (delen) van de ambtelijke organisatie, (b) gezegd dat ‘het piept en het kraakt’ of woorden van een dergelijke strekking of (c) geantwoord dat er ergens geen capaciteit voor beschikbaar is?

15. Op welke wijze heeft het college ‘de consequenties van een dergelijk evenement’, zoals toegezegd inzichtelijk gemaakt, zoals beloofd bij het Vragenuur op 23 mei? Vindt het college dat het de consequenties voldoende inzichtelijk gemaakt heeft?

16. Het college heeft medewerking toegezegd wat betreft publieke taken (o.a. handhaving en vergunningen). Om welke (andere) publieke taken gaat dit precies? Zijn er nog andere vlakken waar de gemeente op zou moeten meewerken?

17. Kan het college – desnoods bij benadering, maar zo exact mogelijk - aangeven welke capaciteit ingeschat werd voor medewerkers van Vergunningen, Toezicht en Handhaving? En welke capaciteit van andere afdelingen?

18. Indien het college bovenstaande vraag niet kan beantwoorden, waarom vond het college het dan desalniettemin verantwoord om een ‘bid’ in te dienen?

19. Is er met de politie overleg gevoerd over de benodigde inzet voor het songfestival? Zo ja, wat was het advies van de politie (indien dit op enigerlei wijze schriftelijk is aangeleverd ontvangen we dat graag, desnoods vertrouwelijk, bij de beantwoording van deze vragen)? Zo nee, waarom niet?

20. Hoe zijn de verantwoordelijkheden tussen gemeente (als indiener van het bid bij de NPO) en de jaarbeurs vastgelegd? Graag ontvangen we bij de beantwoording van deze vragen – desnoods vertrouwelijk – een afschrift van alle documenten en/of mailwisselingen waarin afspraken zijn vastgelegd.

21. Zijn er voor de gemeente (financiële of juridische) risico’s verbonden aan het uitbrengen van het bid namens een derde partij, in dit geval de Jaarbeurs? Zo ja, welke?

22. Zijn er met anderen dan de Jaarbeurs afspraken gemaakt of vastgelegd over samenwerking, kosten, uitvoering of andere onderdelen van het songfestival? Zo ja, met welke organisaties of personen en hoe luiden die afspraken?

Over de informatievoorziening aan de raad
Het college is bevoegd om tot privaatrechtelijk rechtshandelingen van de gemeente te besluiten (art 160, eerste lid, sub e gemeentewet), maar geeft daarover vooraf inlichtingen aan de raad, indien de raad daarom verzoekt (artikel 169, lid 4 gemeentewet).

23. Is het college het met vragenstellers eens dat de raad, op basis van de beantwoording op 23 mei (primair op basis van gezonde politieke verhoudingen, secundair op basis van artikel 169, lid 4 van de gemeentewet), ervan uit mocht gaan dat de raad geïnformeerd zou worden voordat het bid werd ingediend? Zo nee, waarom niet?

Volgens RTV Utrecht heeft Utrecht zich op 4 juni officieel gemeld als kandidaat voor het songfestival [3]. Ook dat was een uitgelezen moment geweest om de raad nader te informeren.

24. Klopt het bericht van RTV Utrecht van 4 juni? Zo nee, waarom niet? Zo ja, deelt het college dat dit een goed moment was om de raad te informeren?

25. Wanneer heeft de gemeente Utrecht zich gemeld bij de NPO?

26. Is er op dat moment een collegebesluit genomen? Zo ja, hoe luidde dat?

Bij de vervolgvragen in het vragenuur van 23 mei, maar ook in een artikel van het AD Utrecht Nieuwsblad, bleek een flinke meerderheid van de partijen in de gemeenteraad terughoudend te staan tegenover de (kosten van de) komst van het ESF.

27. Welke indruk had het college van het draagvlak voor het indienen van een bid bij de gemeenteraad?

28. Als het college de terughoudende houding van de gemeenteraad herkent, waarom was dit geen aanleiding om de gemeenteraad te betrekken bij het bid?

29. Waarom heeft het college in tegenstelling tot de andere gemeenten er niet voor gekozen de raad vooraf te horen of te informeren over het indienen van het bid?

30. In hoeverre is het college van mening van de gemeenteraad voldoende op de hoogte is geweest van het proces dat het college van plan was te doorlopen?

Uiteindelijk bleek, begrepen wij, dat het bid alleen ingediend kon worden door de burgemeester, oftewel door de gemeente, en bijvoorbeeld niet door de Jaarbeurs zelf. De verantwoordelijkheid kwam daardoor, in ieder geval deels, bij de gemeente Utrecht te liggen.

31. Was dit op 23 mei al bekend?

32. Waarom was het feit dat de gemeente zelf een bid ging indienen voor het college geen (aanvullende) reden om de gemeenteraad te betrekken of op z’n minst te informeren of (desnoods) informeel te bevragen?

Over de geheimhouding
Het college heeft aan de raad geheimhouding opgelegd en verzocht voor het vervolg. Toch lijkt het college zelf niet bepaald zorgvuldig met de geheimhouding te zijn omgesprongen.

33. Aan welke personen of organisaties is het bidbook verstrekt en onder welke voorwaarden? Hoeveel personen hebben inzage in het bidbook, buiten de raad(sorganen)?

34. Welke afspraken zijn met de jaarbeurs en anderen gemaakt over geheimhouding van het bidbook? Waar zijn die afspraken vastgelegd? Graag ontvangen we daar – desnoods vertrouwelijk – een kopie van, ook wanneer het emails of een andere vorm van vastlegging betreft.

35. Op welke wijze is gezorgd dat geheimhouding van het bidbook tijdens het transport naar Hilversum gewaarborgd is?

36. Is het gebruikelijk dat het college geheime stukken onverzegeld aan (fiets)koeriers meegeeft? Zo nee, waarom nu dan wel? Zo ja, is het college bereid daar onmiddellijk mee te stoppen?

37. Waarom heeft het college er geen zorg voor gedragen dat – zoals de afspraak is – de geheime delen uit het bidbook in een aparte bijlage zouden worden opgenomen?

In de brief van 10 juli geeft het college aan dat één van de redenen voor de geheimhouding is dat er afbeeldingen van personen instaan die geen toestemming hebben gegeven (aan de jaarbeurs) voor de openbare publicatie daarvan. Die grond is in de brief van 11 juli verdwenen uit de toelichting.

38. Waarom heeft het college niet aan de jaarbeurs duidelijk gemaakt dat het bidbook openbaar zou kunnen worden en dat ook voor de foto’s dus geput zou moeten worden uit een andere database?

39. Hoe kan het dat in de brief van 11 juli deze grond niet meer opgenomen is? Als het op 11 juli eigenlijk geen grond voor geheimhouding was, waarom voerde het college dat dan wel op in de brief van 10 juli?

40. Wie is er aansprakelijk voor eventuele claims wanneer het bidbook openbaar gemaakt wordt inclusief de foto’s? De gemeente of de jaarbeurs? Graag een heldere, juridische toelichting.

Over toekomstige grote evenementen
Vragenstellers hebben sterk de indruk dat het college weinig prioriteit heeft gegeven aan het betrekken van de gemeenteraad. Dit moet een volgende keer echt beter.

41. Kan het college duidelijk op een rij zetten, liefst in een separate brief, of bij de onder vraag 1 genoemde evaluatie, onder welke voorwaarden het college de gemeente aanmeldt en/of een bid indient voor grote evenementen? Zo nee, waarom niet?

42. Utrecht krijgt in 2020 ook de Vuelta en ook de voorbereidingen voor de viering Utrecht 900 jaar zijn in volle gang. Is de wethouder van mening dat de gemeenteraad in staat gesteld moet worden om over grote evenementen, de hoeveelheid daarvan, de wijze van organiseren en de mogelijke impact op de stad, in staat gesteld moet worden hierover van gedachte te wisselen met het college?

43. Vragenstellers gaan met plezier het songfestival 2020 in Nederland bekijken, wellicht op grote schermen in de stad. Is het college bereid om ruim op tijd duidelijkheid te bieden aan (horeca)ondernemers over de mogelijkheid voor live uitzending op pleinen, grote schermen, vergunningen enzovoort?

Rick van der Zweth, PvdA
Maarten van Heuven, Partij voor de Dieren
Sander van Waveren, CDA
Mahmut Sungur, DENK
Tim Schipper, SP
Tim Homan, Student & Starter
Henk van Deún, PVV
Cees Bos, Stadsbelang Utrecht

1 https://rotterdam.raadsinformatie.nl/document/7782715/1/s19bb018097_6_63921_tds

2 https://www.ad.nl/utrecht/waarom-utrecht-een-kansloos-bidbook-indient-voor-het-songfestival%7Ea026dbdbf/

3 https://www.rtvutrecht.nl/nieuws/1926349/het-is-officieel-utrecht-wil-songfestival-in-jaarbeurs.html

Antwoorddatum: 18 jul. 2019

Schriftelijke vragen 156/2019

Nederland mag het Eurovisie Songfestival (ESF) organiseren. Een bijzonder evenement, onder andere door het grote publiek, door de lange tijd geleden dat het in Nederland was en door wat het kan betekenen voor de emancipatie van LHBTI+’ers.

Verschillende steden gooiden zich vol enthousiasme in de race voor de organisatie. In Utrecht deed de Jaarbeurs dat. In alle andere steden nam het college het initiatief, ging het gesprek aan met de raad en woog vervolgens af of zij wel of niet de organisatie op zich namen. In Utrecht is dat niet gebeurd. Verschillende steden trokken zich terug toen bleek welke eisen de NPO stelde, ook dat is in Utrecht niet gebeurd.

Tijdens het vragenuur van 23 mei is uitgebreid over het Songfestival gesproken. Het college – bij monde van wethouder Everhardt – zei daar onder andere de volgende zaken:

“De komende tijd zullen wij gebruiken om de mogelijke consequenties van een dergelijk evenement in de stad inzichtelijk te maken.”
“Voorzitter! De Jaarbeurs en de partners zijn bereid om te bekijken hoeveel geld nodig is. Wij zullen hen steunen. Mocht het doorgaan en mocht dat financiële consequenties voor de gemeente hebben, dan zullen wij dat inzichtelijk maken.”
“Voorzitter! Het "bid" wordt gedaan door de Jaarbeurs Utrecht.”
De heer WIJMENGA (ChristenUnie): Voorzitter! lk hoor de wethouder de toezegging doen om bij de raad terug te komen in het geval van financiële consequenties zodat de raad daarover een besluit kan nemen of zich een mening kan vormen.
De heer EVERHARDT (wethouder): Voorzitter! Ja, vanzelfsprekend.

Daarna heeft de gemeenteraad niets meer gehoord tot het bid was ingediend. Een merkwaardig proces. Wij hebben daarover de volgende vragen:

Vooraf
1. Is het college bereid om separaat van de (volledige en afzonderlijke) beantwoording van deze vragen een eigen evaluatie van de Utrechtse kandidatuur te doen vanaf de winst van het songfestival door Duncan Laurence tot en met het moment dat duidelijk werd dat het Songfestival al dan niet aan Utrecht werd toegekend, waarbij in ieder geval wordt ingegaan op de politiek-bestuurlijke sturing, de verhouding met de jaarbeurs en andere partijen én de onderbouwing van het indienen van een bid? Is het college bereid deze evaluatie uiterlijk 1 september naar de raad te sturen?

We zijn bereid om terug te blikken op het proces en de genomen stappen. Wij zullen uw raad zo snel mogelijk na het zomerreces informeren.

Over de status van het bid en de indiening ervan
2. De gemeenteraad heeft, los van de antwoorden op de mondelinge vragen, geen informatie gehad over de bid voor het ESF tot de dag dat het ingediend werd. Hoe beoordeelt het college het gelopen proces, meer specifiek in relatie tot de rol van de gemeenteraad, om te komen tot het bid?

Achteraf bezien concluderen wij dat het verstandig was geweest om u gedurende het proces te informeren. Naar aanleiding van het vragenuur op 23 mei 2019 hebben wij ons op het standpunt gesteld dat de gemeente de kandidaatstelling van Utrecht als gaststad voor het Songfestival ondersteunt als de Jaarbeurs en partners dit zelfstandig en met eigen financiën organiseren en dat we vanzelfsprekend de publieke gemeentelijke taken vervullen, waarvoor reguliere budgetten beschikbaar zijn. In het vragenuur hebben we toegezegd “Mocht dat voor de gemeente financiële consequenties hebben, maken wij dat inzichtelijk en komen daarmee bij de raad terug”. In het bidbook is op pagina 144 aangegeven dat de gemeente Utrecht geen financiële bijdrage geeft en niet mede organisator is.

3. Wie is formeel gezien de indiener van het bid bij de NPO? Klopt het dat dit, zoals wethouder Verschuure op 11 juli in de raad zei, de burgemeester is?

De gemeente Utrecht heeft als publiekrechtelijke rechtspersoon het bid ingediend. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte. De burgemeester heeft dus namens de gemeente het bid ingediend.

4. Is er een mandaatbesluit genomen door het college voor indiening door de burgemeester? Zo nee, waarom niet?

In de Gemeentewet is vastgelegd dat de burgemeester de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigt. Een mandaatbesluit is daarvoor niet nodig.

5. Is er een collegebesluit (of zijn er collegebesluiten) genomen over de indiening van het bid? Zo ja, kan dit integraal aan de gemeenteraad worden verstrekt, inclusief de argumenten en kanttekeningen die bij het besluit behoren en eventuele bijlagen?

Ja, op 9 juli jl. hebben wij besloten over de kandidaatstelling van Utrecht als gaststad voor het Eurovisie Songfestival 2020. Bijgevoegd vindt u het bestuursadvies met onze besluiten en bijbehorende bijlagen (zie bijlage).

In de afgelopen jaren heeft het college altijd schriftelijk gemeld wanneer collegebesluiten niet unaniem genomen waren (denk aan Windmolens Lage Weide en het experiment Weten wat Werkt), we gaan er van uit dat het college het in dit geval ook gemeld had, maar voor de zekerheid:

6. Waren de collegebesluiten unaniem?

Ja

Het uitbrengen van het bod betekent dat “de gemeente als kandidaat gaststad in[stemt] met alle in het programma van Eisen genoemde voorwaarden voor deze bieding en doet zij een onvoorwaardelijk en onherroepelijk bod.”, zo valt te lezen in de kandidaatstelling van Rotterdam [1].

7. Gaat het college met het indienen van het bid een overeenkomst aan met de NPO of verplichtingen jegens de NPO of anderen? Is het indienen van het bid een rechtshandeling? Wat is de juridische status van het bid?

Het indienen van het bid was een privaatrechtelijke rechtshandeling. Het bid was niet vrijblijvend. De gemeente kon aan het bid worden gehouden. Hierbij merken we wel op dat ervoor gekozen is om niet in te stemmen met alle eisen van de NPO, en daarvoor alternatieven zijn voorgelegd. Het aanbod en de garantiestelling van de gemeente is beperkt tot hetgeen in het bidbook is opgenomen.

De gemeente Utrecht heeft zich bij toewijzing van het Eurovisie Songfestival uitsluitend garant gesteld voor aan te gane verplichtingen zoals vermeld in bijlage 13 van het Bidbook. Dit betreft de invulling door politie en gemeente Utrecht aan de gewenste en noodzakelijke publieke taken, zoals beschreven in paragraaf veiligheid op pagina 141 van het Bidbook en het beschikbaar stellen van buitenreclame, zoals beschreven in paragraaf citybranding op pagina 141 van het Bidbook. Het betreft daarnaast het accommoderen en faciliteren op de locatie Jaarbeurs. Deze laatste verplichting wordt doorgezet naar de Jaarbeurs, door middel van een garantie- en vrijwaringsverklaring van de Jaarbeurs. Voor de overige eisen worden geen garanties gegeven.

8. Is het college bereid het programma van eisen van de NPO – desnoods vertrouwelijk – bij de beantwoording van deze vragen te voegen? Zo nee, op welke gronden niet?

De NPO heeft aangeven dat het Programma van Eisen vertrouwelijk is, omdat het gedetailleerde informatie bevat over het Songfestival concept en niet bedoeld is voor publicatie. Wij zijn met de NPO in overleg op welke manier we u kunnen informeren over het Programma van Eisen.

9. Is het college van mening dat indien het bid zou worden toegewezen het juridisch nog mogelijk was om terug trekken indien de gemeente dat zou wensen? Zo ja, loopt de gemeente dan een risico op claims van de jaarbeurs, de NPO of anderen?

Het betrof een onvoorwaardelijk bid. Terugtrekken was daarmee niet mogelijk.

10. Is het college van mening dat indien het bid zou worden toegewezen het vanuit een oogpunt van reputatieschade (naar andere evenementen) en fatsoen (naar de jaarbeurs en de NPO) nog mogelijk was terug te trekken indien de gemeente dat zou wensen? Zo ja, hoe zou het college zo’n terugtrekking dan waarderen?

Het bid was niet vrijblijvend.

In een artikel uit het AD/UN geeft wethouder Verschuure aan dat “de stad niet wist dat ze zich op het podium in Hilversum kon presenteren” [2].

11. Wat was de rol van Utrecht Marketing in en rond het indienen van het bidbook?

De Jaarbeurs heeft Utrecht Marketing betrokken als partner in de voorbereiding van en bij het opstellen van het bidbook.

12. Klopt het dat de gemeente geen idee had dat andere steden zich in Hilversum zouden presenteren? Zo ja, is dat niet best wel knullig als je als gemeente wil uitstralen dat je weet hoe grote evenementen werken?

Op 26 juni 2019 heeft de NPO laten weten dat er gelegenheid is om het bidbook persoonlijk te overhandigen aan de voorzitter van de raad van bestuur van de NPO, inclusief een kort fotomoment, en/of in aanwezigheid van (regionale) pers. Daarbij is expliciet aangegeven dat dit géén verplichting is en geen invloed zal hebben op de beoordeling van het bidbook. Er is voor gekozen om het bidbook door een fietskoerier af te laten leveren, omdat dit past bij gezond stedelijk leven en onze ambitie om een duurzaam, innovatief en sociaal Songfestival 2020 te organiseren in Utrecht. In de toelichting op de beoordeling van ons bidbook schrijft de NPO “Hoewel dit niet van invloed is geweest op de beoordeling, wil de selectiecommissie waardering uitspreken voor uw creatieve presentatie van het bidbook op 10 juli j.l. bij de NPO middels een fietskoerier. U heeft hiermee de daad bij het woord gevoegd in uw duurzaamheidspropositie”.

Over de consequenties en kosten van het evenement
13. Is het college het eens met de vragenstellers dat ook ambtelijke inzet financiële consequenties heeft? Zo nee, waarom niet?

Ja

14. Hoe vaak heeft dit college sinds het aantreden (a) extra middelen verzocht voor (delen) van de ambtelijke organisatie, (b) gezegd dat ‘het piept en het kraakt’ of woorden van een dergelijke strekking of (c) geantwoord dat er ergens geen capaciteit voor beschikbaar is?

Dit is moeilijk te achterhalen. We kijken per situatie altijd zorgvuldig naar de vraag of de ambtelijke organisatie een extra activiteit aan kan. Mede om die reden – we organiseren in 2020 immers ook al de Vuelta - hebben we niet ingezet op het mee-organiseren van het songfestival, maar beperkt capaciteit beschikbaar gesteld. De informatie hierover vindt u in de bijlage en in onderstaande antwoorden.

15. Op welke wijze heeft het college ‘de consequenties van een dergelijk evenement’, zoals toegezegd inzichtelijk gemaakt, zoals beloofd bij het Vragenuur op 23 mei? Vindt het college dat het de consequenties voldoende inzichtelijk gemaakt heeft?

Wij hebben een analyse gemaakt van de impact van het songfestival voor de stad en de ambtelijke organisatie. Daarbij is gekeken naar de noodzakelijke ambtelijke inzet als de gemeente geen medeorganisator is en is een analyse gemaakt van andere evenementen in de stad en ervaringen met het songfestival in voorgaande jaren in andere steden.

16. Het college heeft medewerking toegezegd wat betreft publieke taken (o.a. handhaving en vergunningen). Om welke (andere) publieke taken gaat dit precies? Zijn er nog andere vlakken waar de gemeente op zou moeten meewerken?

De toezegging van de gemeente staat in bijlage 13 van het bidbook. (a) De politie en gemeente Utrecht geven invulling aan de gewenste en noodzakelijke publieke taken, zoals beschreven in paragraaf veiligheid. (b) De gemeente Utrecht stelt de beschikbare 5% van de zendtijd op de reclamemast aan de A2 en 5% van de zendtijd op de 35 digitale outdoorreclame in de stad beschikbaar, zoals beschreven in paragraaf citybranding.

Er zijn daarnaast noodzakelijke taken, waaronder toezicht en handhaving in de openbare rumte en het organiseren van de projectorganisatie en de relatie met de gemeente zijn in het bidbook belegd bij de organisator van het evenement.

17. Kan het college – desnoods bij benadering, maar zo exact mogelijk - aangeven welke capaciteit ingeschat werd voor medewerkers van Vergunningen, Toezicht en Handhaving? En welke capaciteit van andere afdelingen?

Er zijn drie soorten taken. (1) de publieke taken ten aanzien van vergunningverlening en veiligheid. De inzet voor het gemeentelijke deel van deze werkzaamheden kost ca. € 24.000 (300 uur) en worden gedekt uit leges en algemene middelen. (2) Directe kosten als gevolg van het festival zelf. De kosten zijn ca. € 200.000 en zijn in het bidbook belegd bij de organisator. (3) Kosten om het songfestival te
benutten om er voor de stad meer uit te halen. Deze inzet is geraamd op € 150.000 (1875 uur). Dit betreft het gemeentelijke ontvangst van internationale delegaties, het begeleiden van bezoek van gemeentelijke bestuurders, extra gemeentelijke communicatie en marketinginzet, gemeentelijke contacten met de culturele instellingen en andere organisaties. Als Utrecht gaststad zou zijn geworden hadden we dat uitgewerkt langs de financiële spelregels: heroverwegen, dekken binnen bestaande budgetten, aanvullende financiering. Mocht dat laatste aan de orde zijn gekomen, hadden we dit ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.

18. Indien het college bovenstaande vraag niet kan beantwoorden, waarom vond het college het dan desalniettemin verantwoord om een ‘bid’ in te dienen?

Niet van toepassing

19. Is er met de politie overleg gevoerd over de benodigde inzet voor het songfestival? Zo ja, wat was het advies van de politie (indien dit op enigerlei wijze schriftelijk is aangeleverd ontvangen we dat graag, desnoods vertrouwelijk, bij de beantwoording van deze vragen)? Zo nee, waarom niet?

Ja, met de politie is hierover overleg gevoerd en de plannen zijn op hoofdlijnen met hen besproken. Het Eurovisie Songfestival is met zes shows met 10.000 bezoekers en ongeveer 30.000 extra bezoekers een groot evenement. Met de juiste door de organisator te treffen veiligheidsmaatregelen is echter sprake van een beheersbaar evenement, waarbij de inzet van de politie beperkt kan blijven tot de publieke taken (handhaving van de openbare orde en opsporing van strafbare feiten).

20. Hoe zijn de verantwoordelijkheden tussen gemeente (als indiener van het bid bij de NPO) en de jaarbeurs vastgelegd? Graag ontvangen we bij de beantwoording van deze vragen – desnoods vertrouwelijk – een afschrift van alle documenten en/of mailwisselingen waarin afspraken zijn vastgelegd.

De Jaarbeurs heeft een sluitende ondertekende garantie- en vrijwaringsverklaring afgegeven voor alle onderdelen van het bidbook die de Jaarbeurs moet realiseren of faciliteren. Voorts is een ondertekende verklaring afgegeven waarin de Jaarbeurs een bankgarantie overlegt als Utrecht gaststad wordt (zie bijlage).

21. Zijn er voor de gemeente (financiële of juridische) risico’s verbonden aan het uitbrengen van het bid namens een derde partij, in dit geval de Jaarbeurs? Zo ja, welke?

De gemeente moet jegens de NPO instaan voor de nakoming van de verplichtingen van de Jaarbeurs. De gemeente heeft al deze verplichtingen, behoudens veiligheid en buitenreclame (zie antwoord op vraag 16) doorgelegd aan de Jaarbeurs. De Jaarbeurs heeft hiertoe een garantie- en vrijwaringsverklaring verstrekt (zie bijlage).

22. Zijn er met anderen dan de Jaarbeurs afspraken gemaakt of vastgelegd over samenwerking, kosten, uitvoering of andere onderdelen van het songfestival? Zo ja, met welke organisaties of personen en hoe luiden die afspraken?

Nee

Over de informatievoorziening aan de raad
Het college is bevoegd om tot privaatrechtelijk rechtshandelingen van de gemeente te besluiten (art 160, eerste lid, sub e gemeentewet), maar geeft daarover vooraf inlichtingen aan de raad, indien de raad daarom verzoekt (artikel 169, lid 4 gemeentewet).

23. Is het college het met vragenstellers eens dat de raad, op basis van de beantwoording op 23 mei (primair op basis van gezonde politieke verhoudingen, secundair op basis van artikel 169, lid 4 van de gemeentewet), ervan uit mocht gaan dat de raad geïnformeerd zou worden voordat het bid werd ingediend? Zo nee, waarom niet?

Het was achteraf bezien wel wenselijk geweest uw raad tussentijds te informeren. Wij hebben ons na het vragenuur op 23 mei 2019 steeds op het standpunt gesteld dat het college de kandidaatstelling van Utrecht als gaststad voor het Songfestival ondersteunt als de Jaarbeurs en partners dit zelfstandig en met eigen financiën organiseren. Zoals eerder aangegeven is dat het geval en is daarmee 169 lid 4 van de Gemeentewet naar ons oordeel niet geschonden. Anders dan bij andere kandidaat-steden het geval was, is geen sprake van door de gemeente Utrecht beschikbaar te stellen aanvullende financiële middelen.

Volgens RTV Utrecht heeft Utrecht zich op 4 juni officieel gemeld als kandidaat voor het songfestival [3]. Ook dat was een uitgelezen moment geweest om de raad nader te informeren.

24. Klopt het bericht van RTV Utrecht van 4 juni? Zo nee, waarom niet? Zo ja, deelt het college dat dit een goed moment was om de raad te informeren?

Nee, op 28 mei heeft de burgemeester de NPO laten weten dat de Jaarbeurs geïnteresseerd zou zijn in het organiseren van het Eurovisie Songfestival 2020. Op 3 juni heeft de gemeente richting de NPO bevestigd dat Utrecht belangstelling heeft gaststad te worden. Op 10 juli heeft Utrecht zich officieel kandidaat gesteld.

25. Wanneer heeft de gemeente Utrecht zich gemeld bij de NPO?

Zie antwoord vraag 24.

26. Is er op dat moment een collegebesluit genomen? Zo ja, hoe luidde dat?

Nee, we hebben op 9 juli 2019 een collegebesluit genomen. Op 27 mei 2019 hebben we de ambtelijke organisatie gevraagd de impact voor de stad en de organisatie in beeld te brengen. Op 25 juni 2019 hebben we geconstateerd dat het hosten van het Songfestival mogelijk is, waarbij onze inzet was de kosten zoveel mogelijk bij de organisator te beleggen. Op 2 juli 2019 hebben we besproken onder welke voorwaarden we op 9 juli 2019 zouden kunnen besluiten tot het afgeven van een garantiestelling aan de NPO en aanbieden van het bidbook van Utrecht.

Bij de vervolgvragen in het vragenuur van 23 mei, maar ook in een artikel van het AD Utrecht Nieuwsblad, bleek een flinke meerderheid van de partijen in de gemeenteraad terughoudend te staan tegenover de (kosten van de) komst van het ESF.

27. Welke indruk had het college van het draagvlak voor het indienen van een bid bij de gemeenteraad?

Ons beeld was dat er geen meerderheid in uw raad was voor het financieren van de organisatie van het Eurovisie Songfestival 2020. Wel veronderstelden wij dat er draagvlak was voor de komst van het Songfestival mits de Jaarbeurs en partners dit met eigen financiële middelen zou organiseren.

28. Als het college de terughoudende houding van de gemeenteraad herkent, waarom was dit geen aanleiding om de gemeenteraad te betrekken bij het bid?

We herkennen de terughoudende houding van uw gemeenteraad ten aanzien van de inzet van middelen. In het bidbook is daarom opgenomen dat de gemeente Utrecht niet mee betaalt en niet mee organiseert. Daarmee gaan wij ervan uit dat is voldaan aan de uitgangspunten, zoals besproken in het vragenuur op 23 mei 2019.

29. Waarom heeft het college in tegenstelling tot de andere gemeenten er niet voor gekozen de raad vooraf te horen of te informeren over het indienen van het bid?

Zie antwoord op vraag 23

30. In hoeverre is het college van mening van de gemeenteraad voldoende op de hoogte is geweest van het proces dat het college van plan was te doorlopen?

Zie antwoord op vraag 23

Uiteindelijk bleek, begrepen wij, dat het bid alleen ingediend kon worden door de burgemeester, oftewel door de gemeente, en bijvoorbeeld niet door de Jaarbeurs zelf. De verantwoordelijkheid kwam daardoor, in ieder geval deels, bij de gemeente Utrecht te liggen.

31. Was dit op 23 mei al bekend?

Nee, dit werd pas bekend op het moment dat wij op 12 juni 2019 het Programma van Eisen van de NPO ontvingen.

32. Waarom was het feit dat de gemeente zelf een bid ging indienen voor het college geen (aanvullende) reden om de gemeenteraad te betrekken of op z’n minst te informeren of (desnoods) informeel te bevragen?

Omdat het indienen van het bid conform regulier mandaat is verlopen. Materieel maakte dit in de gekozen uitwerking geen verschil met de situatie van een bid door enkel de Jaarbeurs: via de garantie- en vrijwaringsverklaring van de Jaarbeurs, alsmede de in het vooruitzicht gestelde bankgarantie. Om die reden zijn wij ervan uitgegaan dat de situatie nagenoeg gelijk te stellen was met andere grote door particulieren te organiseren evenementen, en rekenden wij dit tot de normale taakuitoefening door het college.

Achteraf bezien concluderen wij dat het verstandig was om u gedurende het proces hierover te informeren. Via een raadsbrief hadden wij u kunnen informeren over de condities waaronder wij voornemens waren Utrecht te kandideren als gaststad voor het Eurovisie Songfestival. Dit had uw raad in de gelegenheid gesteld om hier een debat over te kunnen voeren.

Over de geheimhouding
Het college heeft aan de raad geheimhouding opgelegd en verzocht voor het vervolg. Toch lijkt het college zelf niet bepaald zorgvuldig met de geheimhouding te zijn omgesprongen.

33. Aan welke personen of organisaties is het bidbook verstrekt en onder welke voorwaarden? Hoeveel personen hebben inzage in het bidbook, buiten de raad(sorganen)?

De Jaarbeurs heeft als opdrachtgever voor het opstellen van het bidbook, het bidbook verstrekt aan de samenwerkende partners. Wij hebben het bidbook op beperkte schaal binnen de ambtelijke organisatie beschikbaar gesteld ten behoeve van de toetsing en inschatting van risico’s. Wij hebben het als geheime bijlage aan de raad toegezonden.

34. Welke afspraken zijn met de jaarbeurs en anderen gemaakt over geheimhouding van het bidbook? Waar zijn die afspraken vastgelegd? Graag ontvangen we daar – desnoods vertrouwelijk – een kopie van, ook wanneer het emails of een andere vorm van vastlegging betreft.

De Jaarbeurs heeft de gemeente Utrecht mondeling gevraagd het bidbook geheim te houden. Deze geheimhouding is zoals u gemeld in de raadsbrief van 10 juli 2019 in afstemming met de Jaarbeurs aangepast tot tijdelijke geheim totdat de NPO bekend maakt welke stad het Eurovisie Songfestival 2020 mag organiseren, met uitzondering van de bedrijfsgevoelige gegevens van de Jaarbeurs welke permanent geheim dienen te blijven.

35. Op welke wijze is gezorgd dat geheimhouding van het bidbook tijdens het transport naar Hilversum gewaarborgd is?

De Fietskoerier Utrecht is contractueel verplicht tot geheimhouding. In de algemene voorwaarden van De Fietskoerier Utrecht is de volgende passage over geheimhouding opgenomen: “ Wij zijn (en dat willen we ook), met uitzondering van verplichtingen uit de wet tot openbaarmaking van gegevens, verplicht tot het geheimhouden van alle aan ons bekende gegevens en informatie tegenover derden die geen rol vervullen bij de overeenkomst.”

36. Is het gebruikelijk dat het college geheime stukken onverzegeld aan (fiets)koeriers meegeeft? Zo nee, waarom nu dan wel? Zo ja, is het college bereid daar onmiddellijk mee te stoppen?

Nee. Gebruikelijk is om geheime documenten, in een gesloten enveloppe, aangetekend te versturen door een besteller waarvoor de Postwet geldt. In dit uitzonderlijke geval is hiervan afgeweken om in de presentatie van het bidbook de duurzaamheid, de organisatie tegen zo laag mogelijk maatschappelijke kosten en Utrecht fietsstad te accentueren. De selectiecommissie van de NPO sprak in haar beoordeling onder meer waardering uit voor de creatieve presentatie van het bidbook bij de NPO.

37. Waarom heeft het college er geen zorg voor gedragen dat – zoals de afspraak is – de geheime delen uit het bidbook in een aparte bijlage zouden worden opgenomen?

Het bidbook is door en in opdracht van de Jaarbeurs opgesteld en na opstellen aan de gemeente overhandigd.

In de brief van 10 juli geeft het college aan dat één van de redenen voor de geheimhouding is dat er afbeeldingen van personen instaan die geen toestemming hebben gegeven (aan de jaarbeurs) voor de openbare publicatie daarvan. Die grond is in de brief van 11 juli verdwenen uit de toelichting.

38. Waarom heeft het college niet aan de Jaarbeurs duidelijk gemaakt dat het bidbook openbaar zou kunnen worden en dat ook voor de foto’s dus geput zou moeten worden uit een andere database?

Dat door de personen, die speciaal voor het bidbook zijn gefotografeerd, geen toestemming is gegeven voor openbare publicatie werd pas in een te laat stadium bekend.

39. Hoe kan het dat in de brief van 11 juli deze grond niet meer opgenomen is? Als het op 11 juli eigenlijk geen grond voor geheimhouding was, waarom voerde het college dat dan wel op in de brief van 10 juli?

Bij het aanpassen van de geheimhouding op 10 juli 2019 is geoordeeld dat sub g (het voorkomen van onevenredige benadeling) voldoende is voor het opleggen van de tijdelijke geheimhouding. De stukken zijn raadpleegbaar voor de raadsleden maar staan nog niet op internet, bij het vervallen van de tijdelijke geheimhouding wordt conform de reguliere procedure conform de AVG gepubliceerd zonder persoonsgegevens.

40. Wie is er aansprakelijk voor eventuele claims wanneer het bidbook openbaar gemaakt wordt inclusief de foto’s? De gemeente of de jaarbeurs? Graag een heldere, juridische toelichting.

Wij gaan ervan uit dat het bidbook niet volledig openbaar gemaakt wordt en een deel permanent geheim blijft. Mocht het bidbook niettemin feitelijk toch openbaar worden, en zouden in dat geval een of meer personen een deugdelijke juridische grondslag hebben om schade te claimen, dan is degene die het (feitelijk) openbaar gemaakt heeft ook als eerste verantwoordelijk voor (eventueel) daaruit voortvloeiende schade. Mede daarom is er door de Jaarbeurs ook een publieksversie gemaakt en ondertussen verspreid.

Over toekomstige grote evenementen
Vragenstellers hebben sterk de indruk dat het college weinig prioriteit heeft gegeven aan het betrekken van de gemeenteraad. Dit moet een volgende keer echt beter.

41. Kan het college duidelijk op een rij zetten, liefst in een separate brief, of bij de onder vraag 1 genoemde evaluatie, onder welke voorwaarden het college de gemeente aanmeldt en/of een bid indient voor grote evenementen? Zo nee, waarom niet?

Onder welke voorwaarden het college de gemeente aanmeldt dan wel een bid indient, verschilt per evenement. De situatie dat de gemeente geen medeorganisator is, niet financieel bijdraagt en wel het bidbook indient is uitzonderlijk.

42. Utrecht krijgt in 2020 ook de Vuelta en ook de voorbereidingen voor de viering Utrecht 900 jaar zijn in volle gang. Is de wethouder van mening dat de gemeenteraad in staat gesteld moet worden om over grote evenementen, de hoeveelheid daarvan, de wijze van organiseren en de mogelijke impact op de stad, in staat gesteld moet worden hierover van gedachte te wisselen met het college?

Ja, over grotere evenementen waarbij de gemeente (mede) organisator is en financieel bijdraagt in de kosten wordt de gemeenteraad betrokken. In veel gevallen heeft de gemeente (de burgemeester is formeel het bevoegd gezag in het kader van evenementenvergunningen) alleen de publiekrechtelijke taak om te beslissen op aanvragen voor evenementenvergunningen.

43. Vragenstellers gaan met plezier het songfestival 2020 in Nederland bekijken, wellicht op grote schermen in de stad. Is het college bereid om ruim op tijd duidelijkheid te bieden aan (horeca)ondernemers over de mogelijkheid voor live uitzending op pleinen, grote schermen, vergunningen enzovoort?

Ja, wij zijn bereid om op tijd de gevraagde duidelijkheid te bieden. Het staat ondernemers uiteraard vrij om de gemeente tijdig te benaderen om initiatieven inhoudelijk voor te bespreken.

Rick van der Zweth, PvdA
Maarten van Heuven, Partij voor de Dieren
Sander van Waveren, CDA
Mahmut Sungur, DENK
Tim Schipper, SP
Tim Homan, Student & Starter
Henk van Deún, PVV
Cees Bos, Stadsbelang Utrecht

1 https://rotterdam.raadsinformatie.nl/document/7782715/1/s19bb018097_6_63921_tds

2 https://www.ad.nl/utrecht/waarom-utrecht-een-kansloos-bidbook-indient-voor-het-songfestival%7Ea026dbdbf/

3 https://www.rtvutrecht.nl/nieuws/1926349/het-is-officieel-utrecht-wil-songfestival-in-jaarbeurs.html