Schrif­te­lijke vragen Blunderen met de Begroting


Schriftelijke vragen 192/2019

Bij de presentatie van de Programmabegroting 2020 werd duidelijk dat de gemeente Utrecht een ‘structurele meevaller’[1] heeft van 4,6 miljoen euro. De verklaring hiervoor is te vinden op de pagina’s die gaan over de actualisatie van het financiële beeld.

Een structurele meevaller lijkt een opsteker, maar het baart ons zorgen dat bij de ‘administratieve verwerking’ van raadsbesluiten zulke blunders worden begaan. De fracties van VVD, PvdA, CDA, Student & Starter, SP, Stadsbelang Utrecht, DENK, PVV en de Partij voor de Dieren hebben hierover de volgende vragen:

1. Wanneer kwam deze blunder aan het licht?

2. Heeft het college overwogen om de raad direct na het ontdekken te informeren over deze blunder?

3. Kan het college via een tijdlijn inzichtelijk maken hoe deze blunder aan het licht gekomen is, wie het ontdekt heeft, wie erover is geïnformeerd en welke rol deze blunder heeft gespeeld in de voorbereiding van de Programmabegroting 2020?

4. Waarom is deze blunder pas nu aan het licht gekomen?

5. Welke maatregelen neemt het college om herhaling te voorkomen? Zijn er nog andere ‘incidentele’ posten die ‘structureel’ ingeboekt zijn? Kan het college ons de garantie
geven dat we een kloppende begroting hebben?

Bij de bespreking van de Voorjaarsnota eerder dit jaar lag er een bezuinigingsopgave van 42 miljoen euro voor de komende 5 jaar op tafel. Daarin zat dus ook jaarlijks deze 4,6 miljoen euro in verwerkt.

6. Hoe oordeelt het college over het feit dat de raad eerder dit jaar over een onvolledig en onbetrouwbaar financieel beeld heeft moeten debatteren?

Bij de Voorjaarsnota heeft het college aangegeven een brede inventarisatie uit te laten voeren naar besparingsmogelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie (1% van de gemeentelijke begroting).

7. Wanneer heeft deze inventarisatie gelopen en wanneer is het verzamelen van voorstellen en het ophalen van ideeën afgerond?

8. Wanneer is de eerste versie van de resultaten besproken in het college? Hoe groot was de groslijst (aantal maatregelen en het totale verwachte besparingsbedrag)?

9. Met wie zijn de resultaten van de inventarisatie gedeeld?

10. Is het college bereid de resultaten van de inventarisatie met de raad te delen? Zo nee, waarom niet?

11. Is het college bereid om de denkrichtingen die wel zijn geopperd, maar niet verder zijn uitgewerkt, met de raad te delen? Zo nee, waarom niet?

Tot slot. Fracties zouden de antwoorden op deze vragen graag willen betrekken bij de schriftelijke vragenronde bij deze begrotingsbehandeling.

12. Is het college bereid deze vragen een voor een te beantwoorden en dat te doen uiterlijk 48 uur voor het sluiten van de deadline voor het indienen van schriftelijke vragen voor deze programmabegroting?

[1] Je zou het ook het terugdraaien van een abusievelijk structureel ingeboekte dotatie vanuit de algemene middelen kunnen noemen.

Dimitri Gilissen, VVD
Eva van Esch, Partij voor de Dieren
Rick van der Zweth, PvdA
Sander van Waveren,CDA
Eva Oosters, Student & Starter
Tim Schipper, SP
Cees Bos, Stadsbelang Utrecht
Mahmut Sungur, DENK
Henk van Déun, PVV

Antwoorddatum: 27 sep. 2019

Schriftelijke vragen 192/2019

Bij de presentatie van de Programmabegroting 2020 werd duidelijk dat de gemeente Utrecht een ‘structurele meevaller’[1] heeft van 4,6 miljoen euro. De verklaring hiervoor is te vinden op de pagina’s die gaan over de actualisatie van het financiële beeld.

Een structurele meevaller lijkt een opsteker, maar het baart ons zorgen dat bij de ‘administratieve verwerking’ van raadsbesluiten zulke blunders worden begaan. De fracties van VVD, PvdA, CDA, Student & Starter, SP, Stadsbelang Utrecht, DENK, PVV en de Partij voor de Dieren hebben hierover de volgende vragen:

1. Wanneer kwam deze blunder aan het licht?

Bij de Programmabegroting hebben we u ingelicht over een correctie op de verwerking van twee wijzigingen in de meerjarenramingen. Bij het opstellen van de Programmabegroting tijdens het zomerreces is door controlmedewerkers van de betreffende afdeling geconstateerd dat in 2015 twee posten niet correct in het systeem zijn verwerkt. De concerncontroller is hierover ingelicht in de vierde week van augustus. Deze heeft dit in de laatste week van augustus gemeld aan de wethouder Financiën die dit op 3 september in het college heeft gemeld. Tegelijkertijd is opdracht gegeven de effecten te onderzoeken, de posten te herstellen en een extra controle uit te voeren over de overige boekingen. De herstelde posten zijn verwerkt in het financieel beeld in de Programmabegroting zoals op 10 september in het college is vastgesteld. Bij de presentatie van de programmabegroting op 19 september is dit aan de Raad gemeld.

Doordat de meerjarenperiode bij een Voorjaarsnota vier jaar is, kwam het vijfde jaar niet expliciet in beeld. In 2015 werd dus een Voorjaarsnota gemaakt die liep tot en met het jaar 2019. Op dat moment is verzuimd om de al bekende mutaties in het jaar 2020 en verder goed vast te leggen, zodat dit bij de Voorjaarsnota 2016 in het zogenaamde toevoegjaar 2020 verwerkt had kunnen worden. Het gaat om twee posten, die na de vaststelling van de Voorjaarsnota 2015 niet correct zijn verwerkt:

- De stelpost aanpassing verdeelmodel bijstand. Ter dekking van het tekort op het BUIG verdeelmodel is in de Voorjaarsnota 2015 een incidenteel bedrag begroot in een stelpost op programma Algemene Middelen. Deze stelpost is per abuis structureel begroot terwijl deze incidenteel (tot en met 2019) was bedoeld en dus in 2020 zou vrijvallen. Het gaat hierbij om 3 miljoen euro en is te vinden op blz. 10 (Samenvatting Financieel beeld Domeinen) van de Voorjaarsnota 2015; bij het opstellen van de begroting 2020 kwam aan het licht dat deze post onterecht structureel doorliep, terwijl dit na 2019had moeten aflopen; Deze boeking is nu hersteld.

- Een aflopende post van de rijksbijdrage met betrekking tot WSW (2,8 miljoen euro positief) en reïntegratie (1,2 miljoen negatief) vanaf 2015. Het laatste jaar (2019) bleek structureel verwerkt, waar deze in 2020 en volgende jaren verder zou moeten aflopen met een netto positief effect van 1,6 miljoen euro. In 2016 en verdere jaren had dit in het zogenaamde toevoegjaar 2020 en verdere jaren moeten worden verwerkt. Zie de reeks “WSW en re-integratie” in het financieel beeld blz. 378 van de begroting 2020. Bij het opstellen van de programmabegroting 2020, waarbij we verschillen verklaren tussen het huidige en het volgende jaar kwam deze post in beeld en is deze fout hersteld. Het herstel van deze boekingen leidt tot een positief voordeel van 3,0 miljoen euro en 1,6 miljoen euro, opgeteld 4,6 miljoen euro zoals vermeld in de programmabegroting.

2. Heeft het college overwogen om de raad direct na het ontdekken te informeren over deze blunder?

Vanwege de korte periode tussen afronding en verwerking van het onderzoek in de eerste week van september en de eerste besluitvorming in het college over de programmabegroting op 10 september lag het voor de hand dit te betrekken bij de actualisering van het financiële beeld en te communiceren bij de presentatie van de programmabegroting op 19 september.

3. Kan het college via een tijdlijn inzichtelijk maken hoe deze blunder aan het licht gekomen is, wie het ontdekt heeft, wie erover is geïnformeerd en welke rol deze blunder heeft gespeeld in de voorbereiding van de Programmabegroting 2020?

Zie antwoord 1.

4. Waarom is deze blunder pas nu aan het licht gekomen?

Zie antwoord 1.

5. Welke maatregelen neemt het college om herhaling te voorkomen? Zijn er nog andere ‘incidentele’ posten die ‘structureel’ ingeboekt zijn? Kan het college ons de garantie
geven dat we een kloppende begroting hebben?

De volgende acties zijn ondernomen om dit in de toekomst te voorkomen:
• Boekingen in de toevoegjaren worden al in het financieel systeem (SAP) vastgelegd. Wij vullen dit systeem nu meerjaren vooruit.
• Het 2 paar ogen-principe wordt nog strikter toegepast en zichtbaar vastgelegd in de werkwijze. We voeren een procesverbetering uit door een expliciete vastlegging van verificatie van controlepunten. In augustus zijn alle circulaires van de afgelopen jaren gecheckt op mutaties die over de meerjarenperiode heen gaan. Daar zijn buiten de bovengenoemde 2 posten geen andere foutieve verwerkingen uit naar voren gekomen.

Bij de bespreking van de Voorjaarsnota eerder dit jaar lag er een bezuinigingsopgave van 42 miljoen euro voor de komende 5 jaar op tafel. Daarin zat dus ook jaarlijks deze 4,6 miljoen euro in verwerkt.

6. Hoe oordeelt het college over het feit dat de raad eerder dit jaar over een onvolledig en onbetrouwbaar financieel beeld heeft moeten debatteren?

Zoals aangegeven betreurt het college dat deze fouten zijn gemaakt en dat het financiële beeld bij het debat over de Voorjaarsnota 2020 in feite 4,6 miljoen minder negatief was.

Bij de Voorjaarsnota heeft het college aangegeven een brede inventarisatie uit te laten voeren naar besparingsmogelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie (1% van de gemeentelijke begroting).

7. Wanneer heeft deze inventarisatie gelopen en wanneer is het verzamelen van voorstellen en het ophalen van ideeën afgerond?

Een eerste brede inventarisatie is op 1 juli met het college gedeeld en heeft geleid tot nader onderzoek, verduidelijking en uitzoekwerk door de ambtelijke organisatie. Deze eerste inventarisatie bevatte ruim 100 voorstellen voor ca 12 miljoen euro plus een aantal ideeën voor nader onderzoek. De uitwerking van deze inventarisatie van ideeën heeft tot de vierde week van augustus plaatsgevonden, is op 3 september voor het eerst onderbouwd aan het college voorgelegd. Dit heeft op 10 september tot besluitvorming geleid.

8. Wanneer is de eerste versie van de resultaten besproken in het college? Hoe groot was de groslijst (aantal maatregelen en het totale verwachte besparingsbedrag)?

Zie antwoord 7.

9. Met wie zijn de resultaten van de inventarisatie gedeeld?

De lijst met voorstellen is gedeeld met directie, IRM-ers, medewerkers concerncontrol en business controllers.

10. Is het college bereid de resultaten van de inventarisatie met de raad te delen? Zo nee, waarom niet?

Nee. De inventarisatie betreft niet-gedragen suggesties en formuleringen die niet het standpunt van het college reflecteren. Het delen van dergelijke niet-gedane voorstellen is niet gebruikelijk en levert onnodig ruis en onrust op in de stad. Het op 19 september aan u toegestuurde voorstel voor de besparingsmaatregelen is het gedragen, onderbouwde standpunt van het college. wat wij aan u voorleggen bij de begroting. Ook vinden wij het belangrijk dat de ambtelijke organisatie het vertrouwen voelt om met
alle (dus ook onorthodoxe) voorstellen te kunnen komen. Het delen van niet te nemen besluiten draagt niet bij aan dat ambtelijk-bestuurlijke vertrouwen dat nodig is om dergelijke besparingsopgave effectief uit te voeren.

11. Is het college bereid om de denkrichtingen die wel zijn geopperd, maar niet verder zijn uitgewerkt, met de raad te delen? Zo nee, waarom niet?

Zie antwoord 10.

Tot slot. Fracties zouden de antwoorden op deze vragen graag willen betrekken bij de schriftelijke vragenronde bij deze begrotingsbehandeling.

12. Is het college bereid deze vragen een voor een te beantwoorden en dat te doen uiterlijk 48 uur voor het sluiten van de deadline voor het indienen van schriftelijke vragen voor deze programmabegroting?

Ja

[1] Je zou het ook het terugdraaien van een abusievelijk structureel ingeboekte dotatie vanuit de algemene middelen kunnen noemen.

Dimitri Gilissen, VVD
Eva van Esch, Partij voor de Dieren
Rick van der Zweth, PvdA
Sander van Waveren,CDA
Eva Oosters, Student & Starter
Tim Schipper, SP
Cees Bos, Stadsbelang Utrecht
Mahmut Sungur, DENK
Henk van Déun, PVV