Schrif­te­lijke vragen De verlenging van de huur­over­een­komst voor de Evene­men­tenplek op Stati­ons­plein

Indiendatum: 14 sep. 2023
Antwoorddatum: 25 okt. 2023

Schriftelijke vragen 166/2023

Recent hebben we een brief van het College van Burgemeester en Wethouders ontvangen waarin de verlenging van de huurovereenkomst voor de Evenementenplek op Stationsplein Oost wordt aangekondigd. De ChristenUnie, GroenLinks, Partij voor de Dieren, PvdA en Utrecht Solidair hebben hierbij enkele vragen:

1. Er wordt aangegeven dat er door Covid-19 beperkte activiteiten op de Evenementenplek hebben plaatsgevonden. Waarom is het niet mogelijk geweest om de activiteiten die wel hebben plaatsgevonden te evalueren?

Vanwege de COVID-19 maatregelen hebben er zeer beperkt activiteiten op de Evenementenplek plaatsgevonden. De activiteiten die wel hebben plaatsgevonden hadden te maken met aanvullende gezondheids- en veiligheidsmaatregelen; waardoor er minder mogelijk was dan het geval is zonder deze maatregelen. Ook waren er minder reizigers en voorbijgangers. De situatie was om deze redenen geen goede referentie om inzicht te krijgen in de consequenties van het gebruik van het Stationsplein Oost en om meer ervaring op te doen bij de voorwaarden en exploitatie van de Evenementenplek.

2. Wat zijn de specifieke evenementen die tijdens de proefperiode op de Evenementenplek hebben plaatsgevonden, en wat zijn de bevindingen en resultaten van deze evenementen?

De volgende activiteiten en evenementen hebben in de periode van 1 oktober 2019 tot 1 september 2023 plaatsgevonden:
- Van oktober 2019 t/m december 2020 hebben er 4 promotionele activiteiten, o.a. Coca-Cola en Freedent en 2 marketing activiteiten, o.a. de Lego bus, plaatsgevonden;
- In 2021 zijn er 6 activiteiten geweest in de vorm van promotionele activiteiten van o.a. Coca Cola, Fanta, JBL;
- In 2022 hebben er 17 promotionele activiteiten plaatsgevonden van o.a. Verkade, Fuze Tea, Fanta, Samsung en Coca Cola;

In januari 2022 en januari 2023 heeft een kunstwerk in het kader van I Light U op de Evenementenplek gestaan;

- Van januari 2023 tot op heden zijn er meerdere promotionele activiteiten (o.a. Coca Cola, Sportlife, Samsung, OREO escape room, POP UP Event Champions League bekers) en activiteiten in het kader van Hoog Catharijne 50 jaar geweest.

Er zijn ook activiteiten aangevraagd die niet binnen de jaarvergunning passen waarbij bv. versterkt geluid werd gebruikt. Hiervoor dient een aparte vergunning te worden aangevraagd die vanwege de langere doorlooptijd van minimaal 6 weken niet altijd op tijd kon worden verleend. Omdat de gezamenlijke evaluatie van het gebruik van de Evenementenplek nog niet was gestart, is er nog geen actief onderzoek gedaan naar de bevindingen en resultaten van het gebruik van de plek. Door monitoring via het meldingen systeem weten we dat er in de afgelopen periode geen klachten bij de gemeente zijn binnengekomen van omwonenden, ondernemers en direct betrokkenen. Hoog Catharijne Mall of the Netherlands (HCMNL) heeft echter wel de wens om de jaarvergunning uit te breiden met activiteiten en evenementen waarbij o.a. het gebruik van versterkt geluid mogelijk is. Wij kunnen in beginsel niet meewerken aan dit verzoek, gezien dit niet passend is binnen een jaarvergunning. HCMNL kan vanzelfsprekend wel een (separate) vergunning aanvragen voor een activiteit met versterkt geluid. Het gebruik van versterkt geluid krijgt een plek in de evaluatie, zodat het kan worden meegenomen in de onderhandelingen voor de definitieve uitgifte.

3. Waarom is besloten om de huurovereenkomst direct met 2 jaar te verlengen in plaats van bijvoorbeeld met een jaar, zonder de resultaten van een gedegen evaluatie af te wachten?

De huurovereenkomst is aangegaan voor een periode van 3 jaar, lopende van 1 oktober 2019 tot en met 30 september 2022. Bij de behandeling van de voorjaarsnota in 2020, heeft u verzocht om te onderzoeken of de proefperiode met 1 jaar verlengd kan worden tot en met 30 september 2023. De huurovereenkomst is toen conform uw verzoek verlengd. Wij hebben in afstemming met HCMNL besloten om de huurovereenkomst nu met 2 jaar te verlengen tot en met 30 september 2025, omdat partijen het belangrijk vinden om de ervaringen op de Evenementenplek goed te kunnen evalueren.

Een voorwaarde voor de proefperiode (inclusief de verlenging) is een periodieke evaluatie door een beheergroep waarin omwonenden en winkeliers vertegenwoordigd zijn, naast HCMNL en de gemeente. Met HCMNL is destijds overeengekomen om één jaar voor afloop van de proefperiode partijen met elkaar in overleg te treden over de voortzetting van het gebruik van de Evenementenplek. Tevens is aan u toegezegd om ongeveer een jaar voor afloop van de proefperiode de uitkomst van de evaluatie aan u voor te leggen inclusief een voorstel voor definitieve afspraken over het gebruik van de Evenementenplek. Bij verlenging van een jaar wordt de hiervoor genoemde termijn niet gehaald, een verlenging van 2 jaar is noodzakelijk, zodat wij met een gedegen evaluatie en voorstel richting uw raad kunnen adviseren.

4. Kan er duidelijkheid worden gegeven over de beoogde aard van evenementen die in de toekomst op de Evenementenplek zullen plaatsvinden?

Activiteiten (zowel commercieel als niet commercieel) die in de komende twee jaar zullen plaatsvinden, moeten voldoen aan de voorwaarden zoals zijn opgenomen in de jaarvergunning:
- Diverse promotionele activiteiten (tijdelijke standplaatsen);
- Kleinere evenementen;
- Inname openbare grond (bv. het plaatsen van een tijdelijk kunstwerk).

Op basis van de evaluatie kan besloten worden dat de aard van de activiteiten aangepast dient te worden in de toekomst.

5. Waarom is het überhaupt voor de gemeente een mogelijkheid om na tijdelijke verlenging en evaluatie een nog langere uitgifte te bieden aan Hoog Catharijne?

De uitgifte van de Evenementenplek is onderdeel van de afspraken uit de Bilaterale Ontwikkelings- en Projectovereenkomst Deelgebieden Koppen OV-T/Radboud ca (BOO Radboud) uit 2008 met HCMNL. In de BOO Radboud zijn afspraken gemaakt over de uitgifte in erfpacht van de Evenementenplek op het Stationsplein Oost tot 2070. Deze afspraken zijn in 2019 verder in afstemming met HCMNL uitgewerkt. Na een procedure van wensen en bedenkingen inzake het uitgeven in erfpacht van de Evenementenplek is besloten om eerst een proefperiode van 3 jaar aan te gaan voor het gebruik van de Evenementenplek. Er is toen om fiscale redenen besloten om een huurovereenkomst af te sluiten in plaats van over te gaan tot een uitgifte in erfpacht.

In de huurovereenkomst is vastgelegd dat na het einde van de huurovereenkomst (inclusief de afgesproken verlengingen) de erfpacht zal worden gevestigd, tenzij een van de partijen dit niet meer wil. In dat laatste geval eindigt de huurovereenkomst van rechtswege en vallen we terug op de “harde” afspraken met betrekking tot de Evenementenplek uit de BOO Radboud. Een deel van het antwoord kunnen wij u niet in openbaarheid geven. Hierover verwijzen we naar de raadsbrief Aanvullende beantwoording vraag 5 SV 2023 nr 166 (kenmerk 11674256/a).

6. Is het college bereid om van de verlenging een raadsbesluit te maken? Zo nee, waarom niet?

De afspraken met betrekking tot de Evenementenplek zijn vastgelegd in de BOO Radboud uit 2008 en deze BOO is destijds door de raad bekrachtigd. De uitwerking van de afspraken zoals het aangaan van een huurovereenkomst en de verlenging hiervan zijn bevoegdheden van het college en de raad is middels raadsbrieven hiervan steeds op de hoogte gesteld. Bovendien was het inlassen van een proefperiode een antwoord op de behandeling van de wensen en bedenkingen in de raad (2019), om geen onomkeerbare besluiten en contracten aan te gaan. Daar geven we nu een vervolg aan. Wij vinden in dat kader het niet nodig om van de verlenging een raadsbesluit te maken en zijn van mening dat we hebben kunnen volstaan met het informeren van de raad middels de raadsbrief van 7 september jl. Over de definitieve afspraken wordt vanzelfsprekend wel een raadsvoorstel gemaakt.

Rik van der Graaf, ChristenUnie Utrecht
Maarten van den Heuvel, Partij voor de Dieren
Fred Dekkers, GroenLinks Utrecht
Hester Assen, PvdA Utrecht
Yvonne Hessel, Utrecht Solidair