Schrif­te­lijke vragen over de Uithoflijn


Afgelopen weekend verscheen in het AD/UN “Hoe de miljoenen van de Uithoflijn ongezien naar aannemer BAM verdwenen[1]”. Het AD schrijft dat er zo’n €10 miljoen is overgemaakt aan de BAM zonder dat daar prestaties tegenover staan. De accountant is momenteel bezig met diepgravend onderzoek en dit is de reden dat de jaarrekening van de provincie nog altijd niet is goedgekeurd. De fracties hebben naar aanleiding van dit artikel – en de eerdere beantwoording door het college over de relatie met de provincie en BAM – de volgende vragen.

1. Herkent het college het beeld van “verdwenen miljoenen” dat wordt geschetst in het AD-artikel? Zo nee, waarom niet? Zo ja, welke onderdelen? Graag een uitgebreide toelichting.

Vragen over de signalen dat er problemen zijn bij de onderbouwing van facturen
Het AD voert een kostendeskundige op, die kritiek heeft een aantal betalingen. Het artikel richt zich op drie betalingen die de provincie mede namens de gemeente heeft gedaan. Het gaat om betalingen van €14 (gecorrigeerd vanaf €16,4), €3,5 en €2 miljoen. Het gevolg zou zijn dat de accountant €10 miljoen aan overgemaakte bedragen niet kan herleiden.

2. In hoeverre is de gemeente bekend met het feit dat een rekening van €16,4 miljoen voor vertraging volgens een kostendeskundige voor grote delen niet kon worden onderbouwd? En in hoeverre is de gemeente bekend met de onduidelijkheid die bestaat over twee andere facturen voor meerwerk?

3. In het artikel wordt gesproken over dubbele kosten, personeelskosten van mensen die feitelijk niets doen en andere zaken die leiden tot onnodig overgemaakte bedragen. Herkent het college dit? Zo ja, hoe beoordeelt het college dit?

4. Kan het college de onderbouwing deze bedragen en de daarvoor relevante facturen aan de raad verstrekken? Ook wordt er gesproken over een rekenfout waardoor een betaling is bijgesteld van €16,5 naar €14 miljoen. Wat is de achtergrond van deze wijziging?

5. Heeft het college al op eerdere momenten informatie gehad over gebrekkige onderbouwing van betalingen aan BAM? Kent het college andere voorbeelden dan die in het artikel genoemd zijn? Zo ja, welke informatie en wat is daarmee gedaan?

6. Welke informatie heeft de provincie hierover met de gemeente gedeeld? Vindt het college dat de gemeente Utrecht voldoende op de hoogte is van de facturering van kosten voor de Uithoflijn en de relatie daarvan met de lopende accountantscontrole bij de provincie Utrecht? Zo ja, heeft de gemeente daar ook zorgen over geuit?

7. Er zijn schijnbaar documenten van de kostendeskundige ingezien door het AD. Kunnen die documenten aan de gemeenteraad worden verstrekt?
Vragen over de organisatie van betalingen aan de BAM

8. Hoe werden besluiten over meerwerk en het factureren daarvan administratief georganiseerd binnen de projectorganisatie en de Stuurgroep?

9. Wie is verantwoordelijk voor foutieve betalingen? Zijn dat beide overheden die in de stuurgroep vertegenwoordigd waren of is dat de provincie als uitvoerder van de administratieve verwerking? Welke afspraken zijn er over deze verantwoordelijkheidsverdeling?

10. Hoe is de financiële controle vanuit de gemeente georganiseerd op betalingen die door de provincie worden gedaan als opdrachtgever van de Uithoflijn?

11. Is er op enig moment in de stuurgroep of elders tussen gemeente en provincie overleg geweest over de correctheid van de betalingen en de controle daarop? Zo ja, wat was de insteek van die overleggen en wat was de uitkomst?

12. Bestaat er een mogelijkheid om vanuit de gemeente geld te claimen bij de provincie, als blijkt dat er ten laste van het project Uithoflijn onverschuldigde betalingen zijn gedaan aan BAM?

Vragen over de relatie tussen de gemeente en de financiële problematiek bij de provincie
De accountant is gaan doorzoeken n.a.v. bevindingen uit het Integisrapport. De Provinciale Staten hebben dit rapport geheim ingezien. De gemeenteraad, maar ook de wethouder zelf - bleek uit eerdere beantwoording van mondelinge vragen (15 november 2018) - hebben dit rapport niet kunnen inzien. De eerder door de gemeenteraad aangenomen motie 26 uit 2018 pleit voor eenduidige en gelijkwaardige informatievoorziening van raad en Staten. Naar aanleiding van deze motie zijn er ook afspraken gemaakt over de uitwisseling van geheime stukken.

13. Is het college het met onze fracties eens dat de gemeente ook inzage in het Integisrapport zou moeten krijgen gezien de relevantie hiervan voor de democratische controle op het gezamenlijk project Uithoflijn? Zo nee, waarom niet?

14. Is het college bereid om de Provincie te vragen om het rapport met de raad en college te delen? Zo niet, waarom niet? Kan het college aangeven onder welke condities de provincie eventueel wel bereid zou zijn om inzage te geven in dit rapport?

15. Hoe beoordeelt het college de impact van de financiële problemen bij de provincie op dit moment voor de positie van de gemeente? Houdt het college er rekening mee dat er onverschuldigde betalingen zijn gedaan, waar ook de gemeente aan meebetaald heeft?

16. Kan het college nagaan wanneer de accountant naar verwachting haar bevindingen publiceert? En is zij bereid de provincie te vragen deze bevindingen zo snel mogelijk met de Raad te delen?

Vragen over de lopende onderhandelingen met BAM
In de meest recente voortgangsrapportage (en de RIB daarover) heeft het college aangegeven dat op korte termijn overeenstemming met BAM verwacht wordt over het afronden van diverse lopende geschillen.

17. Kan het college aangeven op welke wijze de beoordeling van die overeenkomst binnen de gemeente geregeld is? Wordt dit aan de projectorganisatie overgelaten of wordt er ook vanuit de gemeentelijke juridische en financiële controlafdelingen beoordeeld?

18. Waar wordt akkoord gegeven op een dergelijke overeenkomst? Is dat in de stuurgroep of wordt het ook aan het college voorgelegd? Of wordt het ambtelijk, in mandaat afgehandeld? Zo ja, welk mandaat?

19. Kan het college specifiek en in detail aangeven welke openstaande geschillen met de BAM nu nog opgelost moeten worden, hoe het college die waardeert en hoe die waardering zich verhoudt tot de overeenstemming die (bijna) bereikt is?

20. Geeft de recente berichtgeving in het AD/UN het college reden om anders naar de overeenkomst en de totstandkoming te kijken?

Aanvullende vragen

21. Kan het college deze vragen afzonderlijk, een voor een en uiterlijk dinsdag 5 februari 14.00 beantwoorden zodat, indien de raad dat wenst, het mogelijk is deze antwoorden mee te nemen in een spoeddebat op donderdag 7 februari?

22. Kan het college aangeven of er binnen de gemeente nog relevante documenten beschikbaar zijn die zicht geven op de sturing en controle op betaling van facturen aan BAM binnen het project Uithoflijn, die nog niet aan de gemeenteraad ter beschikking zijn gesteld? Zo ja, kan het college erin voorzien dat die zo spoedig mogelijk aan de raad ter beschikking worden gesteld?

[1] www.ad.nl/dossier-de-uithoflijn/hoe-de-miljoenen-voor-de-uithoflijn-ongezien-naar-aannemer-bam-verdwenen~a6dac713

Rick van der Zweth, PvdA
Maarten van Heuven, Partij voor de Dieren
Marijn de Pagter, VVD
Tim Homan, Student & Starter
Sander van Waveren, CDA
Henk van Deún, PVV
Tim Schipper, SP
Cees Bos, Stadsbelang Utrecht
Ismail el Abassi, DENK
Thijs Weistra, GL
Jan Wijmenga, CU
Susanne Schilderman, D66

Antwoorddatum: 1 feb. 2019

Afgelopen weekend verscheen in het AD/UN “Hoe de miljoenen van de Uithoflijn ongezien naar aannemer BAM verdwenen[1]”. Het AD schrijft dat er zo’n €10 miljoen is overgemaakt aan de BAM zonder dat daar prestaties tegenover staan. De accountant is momenteel bezig met diepgravend onderzoek en dit is de reden dat de jaarrekening van de provincie nog altijd niet is goedgekeurd. De fracties hebben naar aanleiding van dit artikel – en de eerdere beantwoording door het college over de relatie met de provincie en BAM – de volgende vragen.

1. Herkent het college het beeld van “verdwenen miljoenen” dat wordt geschetst in het AD-artikel? Zo nee, waarom niet? Zo ja, welke onderdelen? Graag een uitgebreide toelichting.

Antwoord 1
Het college betreurt het beeld dat is ontstaan naar aanleiding van het artikel in het AD Utrechts Nieuwsblad en herkent zich niet in de beweringen die gedaan zijn. Van alle middelen kunnen we aangeven waar die aan besteed zijn en hoe die bijdragen aan de realisatie van een werkend tramvervoersysteem.
Over alle middelen die zijn besteed, wordt verantwoording afgelegd en vinden de gebruikelijke in- en externe controles en besluitvorming door raad en staten plaats. Er is in alle afgeronde onderzoeken niets gebleken van oneigenlijke betalingen of verdwenen miljoenen. De beweringen in het betreffende krantenartikel stroken niet met de uitkomsten van de onderzoeken van Integis en Procap (waarvan de bevindingen zijn opgenomen in het rapport van de rekenkamers). Wat in het artikel wordt geschetst, strookt ook niet het met de feitelijke onderhandelingsresultaten. In bijlage 1 vindt u de werkwijze die wij gevolgd hebben bij het tot stand komen van de overeenkomsten waarover bronnen beweringen doen in het AD Utrechts Nieuwsblad.
In de volgende antwoorden lichten wij dit verder toe.

Vragen over de signalen dat er problemen zijn bij de onderbouwing van facturen
Het AD voert een kostendeskundige op, die kritiek heeft een aantal betalingen. Het artikel richt zich op drie betalingen die de provincie mede namens de gemeente heeft gedaan. Het gaat om betalingen van €14 (gecorrigeerd vanaf €16,4), €3,5 en €2 miljoen. Het gevolg zou zijn dat de accountant €10 miljoen aan overgemaakte bedragen niet kan herleiden.

2. In hoeverre is de gemeente bekend met het feit dat een rekening van €16,4 miljoen voor vertraging volgens een kostendeskundige voor grote delen niet kon worden onderbouwd? En in hoeverre is de gemeente bekend met de onduidelijkheid die bestaat over twee andere facturen voor meerwerk?

Antwoord 2:
Het gaat niet om een rekening van € 16,4 miljoen, maar om de eerste inzet van BAM in een onderhandelingstraject. De in de krant aangehaalde citaten hebben betrekking op de analyse van dit
openingsbod van BAM in de onderhandeling, en niet op een analyse van de uiteindelijke uitkomst. Mede dankzij de inbreng van de kostenexpert die op ons verzoek de inzet heeft beoordeeld, zijn we uitgekomen op het uiteindelijke – lagere – onderhandelingsresultaat. We gaan op het behaalde resultaat, vastgelegd in een overeenkomst, nader in bij vraag 4. Daar gaan we ook in op de andere bedragen die in het artikel genoemd zijn en waar ons inziens geen onduidelijkheid over is.

Mede op verzoek van de gemeenteraad heeft de projectorganisatie begin 2018 een second opinion door Procap laten uitvoeren naar de soliditeit en validiteit van de meerkosten voor het realiseren van de Uithoflijn. Ook deze meerkosten (vastgelegd in een nadere overeenkomst) zijn door Procap beoordeeld.

In het Procap rapport, dat in mei 2018 is gedeeld met de gemeenteraad en Provinciale Staten, staat:

“Voor het beoordelen van de raming voor de meerkosten en vertragingskosten van BAM hebben we inzage gekregen in de concept Nadere Overeenkomst;
- In de Nadere Overeenkomst wordt een bedrag overeengekomen als vergoeding voor vertragingskosten. Dit bedrag is gebaseerd op het advies van de eerder ingestelde geschillencommissie;
- Naast de vergoeding voor vertragingskosten wordt een lumpsumbedrag overeengekomen wat geldt als (risico)vergoeding voor BAM om het werk binnen nieuwe stuurplanning op te leveren. Dit bedrag lijkt plausibel voor wat BAM aanvullend geacht wordt te doen;
- Een aandachtspunt is de in de Nadere Overeenkomst genoemde uitzonderingen. Deze uitzonderingen hebben betrekking op het optreden van risico’s die niet direct binnen de scope van BAM vallen. 3 van de 5 risico’s staan hoog in de risicolijst.”[2]
En over de totale vertragings- en meerkosten voor het werkend tramvervoerssysteem (de 84 miljoen) zegt Procap:

“De onderbouwing van het bedrag van €84 mln. is voldoende valide.
- De kosten zijn herleidbaar;
- Uit de scan komen geen grote ‘missers’ of afwijkende prijzen uit de raming naar voren.”

In opdracht van de gemeentelijke en provinciale Rekenkamers heeft Procap vervolgens ook een onderzoek gedaan met de volgende hoofdvraag: “Zijn er (tussen opdrachtgever en opdrachtnemer) heldere en evenwichtige afspraken gemaakt over de meerkosten, en is de huidige verdeling van tot nu toe opgetreden meerkosten, gezien de gemaakte afspraken, evenwichtig en naar redelijkheid verdeeld tussen opdrachtgevers en BAM?”. Over onderbouwing van meerkosten aan BAM geeft Procap naar aanleiding van dit onderzoek aan, “dat er tussen opdrachtgever en opdrachtnemer heldere afspraken zijn gemaakt over de meerkosten. De huidige verdeling van meerkosten is conform deze contractafspraken gemaakt.”

Het rapport meldt verder: ”De ingezette maatregelen hebben uiteindelijk niet geleid tot het (alsnog) halen van de oorspronkelijk geplande mijlpaaldata. Het is wel plausibel dat de maatregelen nog verdere vertragingen voorkomen hebben. Hoewel het totaal aan meerkosten en de opgelopen vertraging een negatief imago in de hand werken, blijkt er uit de contracten (basisovereenkomst, Nadere Overeenkomsten en VTW’s) geen inefficiënte besteding van financiële middelen.”

3. In het artikel wordt gesproken over dubbele kosten, personeelskosten van mensen die feitelijk niets doen en andere zaken die leiden tot onnodig overgemaakte bedragen. Herkent het college dit? Zo ja, hoe beoordeelt het college dit?

Antwoord 3
Het is ons niet bekend dat er bedragen onnodig overgemaakt zijn. Tijdens onderhandelingen over meerwerk en gevolgschade van vertraging vindt discussie plaats over de inzet, hoogte en redelijkheid van opgevoerde kosten en mogelijke inspanningen. Het beschikbaar houden van mensen voor een project is daarbij soms noodzakelijk. Voordat overeenstemming wordt bereikt met een opdrachtnemer, wordt altijd een onderbouwing gevraagd en wordt deze vervolgens getoetst en bijgesteld naar een redelijk en contractueel niveau, waarbij posten correct zijn opgenomen en doublures zijn verwijderd. Dat is ook hier gebeurd en getoetst door onze projectorganisatie en kostendeskundigen. Dit is naderhand nog eens beoordeeld door Procap (Second Opinion). Na het afsluiten van de overeenkomst of Verzoek tot Wijziging (VTW) wordt voorafgaand aan een betaling een prestatieverklaring van de aannemer of toezichthouder gevraagd en getoetst.

4. Kan het college de onderbouwing deze bedragen en de daarvoor relevante facturen aan de raad verstrekken? Ook wordt er gesproken over een rekenfout waardoor een betaling is bijgesteld van €16,5 naar €14 miljoen. Wat is de achtergrond van deze wijziging?

Antwoord 4
BAM heeft in eerste instantie aangegeven € 16,4 miljoen nodig te hebben voor de uitvoering van een aantal werkzaamheden. Later heeft BAM dit bijgesteld naar € 14,4 miljoen. Deze wijziging was het gevolg van kritische opmerkingen van de opdrachtgever op het eerdere bedrag. Het is gebruikelijk dat tijdens onderhandeling over aanbiedingen na heroverweging en toetsing bedragen worden bijgesteld en ramingen gecorrigeerd. Partijen komen immers met verschillende inzichten naar de onderhandelingstafel en moeten overeenstemming bereiken. Deze werkwijze is onderdeel van het escalatiemodel dat we begin 2017 met BAM zijn gestart. Het uiteindelijke bedrag dat overeengekomen is voor dit deel van de werkzaamheden is € 10,9 miljoen. In bijlage 1 vindt u een uitgebreide toelichting op de in het artikel genoemde bedragen.

5. Heeft het college al op eerdere momenten informatie gehad over gebrekkige onderbouwing van betalingen aan BAM? Kent het college andere voorbeelden dan die in het artikel genoemd zijn? Zo ja, welke informatie en wat is daarmee gedaan?

Antwoord 5
Wij kennen geen informatie over betalingen waar geen prestatie tegenover staat. Voordat tot betaling wordt overgegaan, is altijd een correcte onderbouwing vereist. De rekenkamer geeft wel aan dat de onderbouwing op sommige onderdelen summier is.

6. Welke informatie heeft de provincie hierover met de gemeente gedeeld? Vindt het college dat de gemeente Utrecht voldoende op de hoogte is van de facturering van kosten voor de Uithoflijn en de relatie daarvan met de lopende accountantscontrole bij de provincie Utrecht? Zo ja, heeft de gemeente daar ook zorgen over geuit?

Antwoord 6
De provincie en gemeente hebben informatie gedeeld over de voortgang van de jaarrekeningcontrole 2017 bij de provincie en op hoofdlijnen welke bevindingen tot de vertraging van de vaststelling van de jaarrekening hebben geleid. Begin 2018 heeft de accountant aan de provincie gevraagd om een nader onderzoek te doen naar mogelijke oneigenlijke beïnvloeding van de financiële contracten en betalingen in het project Uithoflijn omdat daarover een klokkenluidersmelding was gedaan. Dat onderzoek is in november 2018 opgeleverd door bureau Integis. De accountant moet volgens haar eigen controleprotocol alle onderdelen van de administratie individueel nalopen als er bij een organisatie sprake is geweest van een klokkenluidersmelding danwel belangenverstrengeling. De accountant zoekt in zo’n geval antwoorden op mogelijke onzekerheden of afwijkingen in procedures.
De provincie heeft ons gemeld dat de accountant de provincie heeft gevraagd om nadere verklaringen en onderbouwing van een aantal bevindingen uit het Integisrapport. Deze punten worden op dit moment in nauw overleg minutieus nagelopen en toegelicht door de provincie. Het gaat dan om vragen naar aanleiding van het integriteitsonderzoek, maar ook om vragen naar de administratie en gevolgde procedures bij de provincie en binnen de projectorganisatie.

Daarnaast heeft de accountant aan de provincie gevraagd om in meer algemene zin na te gaan hoe de administratieve en besluitvormingsprocessen binnen en buiten het project Uithoflijn zijn georganiseerd, welke lessen de provincie trekt uit de onderzoeken en welke maatregelen de provincie
neemt om procedures rond inhuur en aanbesteding te voorzien van extra borging. Veel van die maatregelen zijn eerder al door GS met Provinciale Staten gedeeld in brieven en vraag-beantwoordingen, maar dit pakket wordt de komende periode ook intensief doorgenomen met de accountant.

In het overleg dat plaatsvindt tussen de provincie en de accountant kan de accountant per item nieuwe vervolgvragen stellen. De provincie kan daarom moeilijk een inschatting geven van de doorlooptijd.
We hebben met de provincie afgesproken dat zij ons informeren zodra over deze punten helderheid is en zij hun Staten hierover hebben geïnformeerd. Wij zullen u hier vervolgens zo snel mogelijk ook over informeren.

7. Er zijn schijnbaar documenten van de kostendeskundige ingezien door het AD. Kunnen die documenten aan de gemeenteraad worden verstrekt?

Antwoord 7
Wij weten niet aan welke stukken het AD refereert. Wij herkennen wel de strekking van de opmerkingen van de kostendeskundige. Die hadden betrekking op het begin van de onderhandelingen en het eerste bod van BAM waar de kostendeskundige op ons verzoek een advies op gaf. Zie hiervoor het antwoord op vraag 4 en bijbehorende bijlage 1. Eerder is u aangeboden dossiers in te zien bij de projectorganisatie, dit aanbod staat nog steeds. Zie ook antwoord 22.

Vragen over de organisatie van betalingen aan de BAM

8. Hoe werden besluiten over meerwerk en het factureren daarvan administratief georganiseerd binnen de projectorganisatie en de Stuurgroep?

Antwoord 8
De projectorganisatie Uithoflijn hangt als een ‘afdeling’ binnen de provincie-organisatie en maakt gebruik van provinciale systemen voor administratie en archivering. De administratie van het project is dan ook ondergebracht bij de Provincie. De uitvoering ligt bij de projectorganisatie. Aan een factuur ligt altijd een opdracht, contract of Verzoek tot Wijziging ten grondslag op basis waarvan een verplichting wordt aangegaan. Hiervoor zijn procedures en processen vastgelegd (zie bijlage 2). De projectorganisatie toetst alle facturen voor betaling op de geleverde prestatie en controleert wie mandaat heeft voor accordering. De mandaten binnen het project zijn vastgelegd in een mandaatregeling (zie bijlagen 3 en 4). Indien ook de budgethouder (lijnverantwoordelijke) akkoord is, volgt betaling door de provincie.
Voor de deelprojecten van de gemeente (bv onderbouw, grondverwerving) voert de gemeente een eigen administratie, waarvoor dezelfde regels gelden en accordeert de gemeentelijke lijnmanager de betaling. De gemeente declareert vervolgens bij het project (zie ook vraag 10).
De Stuurgroep houdt grip via de periodieke rapportages over het project en legt verantwoording af door middel van de voorgangsrapportages aan colleges, Raad en Staten.

9. Wie is verantwoordelijk voor foutieve betalingen? Zijn dat beide overheden die in de stuurgroep vertegenwoordigd waren of is dat de provincie als uitvoerder van de administratieve verwerking? Welke afspraken zijn er over deze verantwoordelijkheidsverdeling?

Antwoord 9
Indien er sprake is van een foutieve betaling, dan is de veroorzaker verantwoordelijk om de fout te herstellen. De verdeling van de verantwoordelijkheden tussen gemeente en provincie is op hoofdlijnen vastgelegd in de bestuursovereenkomst uit 2012.

10. Hoe is de financiële controle vanuit de gemeente georganiseerd op betalingen die door de provincie worden gedaan als opdrachtgever van de Uithoflijn?

Antwoord 10
Gemeente en provincie rapporteren elkaar over uitgaven, maar houden geen toezicht op elkaars betalingen. De gemeente wordt per kwartaal geïnformeerd over de financiële administratie en benutting van budgetten middels de rapportages die ook Raad en Staten ontvangen. Daarmee kan worden getoetst in hoeverre budgetten worden besteed, risico’s worden gemanaged en mijlpalen gehaald.
Als er contractwijzigingen nodig zijn, dan worden deze vastgelegd in een Nadere overeenkomst.
Gemeente en provincie onderhandelen in dat geval samen met de opdrachtnemer en komen tot een overeenkomst. Deze overeenkomsten worden, afhankelijk van de bedragen en de kaders, vastgesteld in Directieraad, Stuurgroep en college GS . Er vindt bij besluitvorming over deze overeenkomsten altijd financiële controle plaats op projectorganisatie niveau (zie antwoord 8). Als besluitvorming door college of raad aan de orde is omdat kaders moeten worden bijgesteld, is ook het akkoord van onze juristen en control nodig.
Daadwerkelijke betalingen door de projectorganisatie vallen onder de uitvoerende financiële taak van de provincie. Daar zijn de provinciale controle mechanismen van toepassing. De betalingen voor gemeentelijke deelprojecten voert de gemeente zelf uit met eigen (vergelijkbare) controle mechanismen.

11. Is er op enig moment in de stuurgroep of elders tussen gemeente en provincie overleg geweest over de correctheid van de betalingen en de controle daarop? Zo ja, wat was de insteek van die overleggen en wat was de uitkomst?

Antwoord 11
Zoals aangegeven in vraag 9 hebben wij geen signalen van niet correcte betalingen. Zoals aangegeven bij antwoord 6 is er tussen de provincie en gemeente informatie gedeeld over de voortgang van de jaarrekeningcontrole 2017.

12. Bestaat er een mogelijkheid om vanuit de gemeente geld te claimen bij de provincie, als blijkt dat er ten laste van het project Uithoflijn onverschuldigde betalingen zijn gedaan aan BAM?

Antwoord 12
Wij hebben geen aanwijzingen dat er sprake is van onverschuldigde betalingen aan BAM. In het algemeen geldt, dat als mocht blijken dat er sprake is van onverschuldigde betalingen aan BAM, dan zullen we er bij de provincie op aandringen dat zij in hun rol als contractuele opdrachtgever betalingen terugvordert.

Vragen over de relatie tussen de gemeente en de financiële problematiek bij de provincie
De accountant is gaan doorzoeken n.a.v. bevindingen uit het Integisrapport. De Provinciale Staten hebben dit rapport geheim ingezien. De gemeenteraad, maar ook de wethouder zelf - bleek uit eerdere beantwoording van mondelinge vragen (15 november 2018) - hebben dit rapport niet kunnen inzien. De eerder door de gemeenteraad aangenomen motie 26 uit 2018 pleit voor eenduidige en gelijkwaardige informatievoorziening van raad en Staten. Naar aanleiding van deze motie zijn er ook afspraken gemaakt over de uitwisseling van geheime stukken.

13. Is het college het met onze fracties eens dat de gemeente ook inzage in het Integisrapport zou moeten krijgen gezien de relevantie hiervan voor de democratische controle op het gezamenlijk project Uithoflijn? Zo nee, waarom niet?

Antwoord 13
Allereerst merken wij op dat de samenvatting van de bevindingen van Integis openbaar zijn gemaakt. Dit openbare document kunt u raadplegen via de volgende link.
Aangezien de samenvatting van de bevindingen openbaar is, is het mogelijk om verantwoording in de openbaarheid af te leggen. Ook uw raad kan deze openbare bevindingen in uw beraadslagingen betrekken.

Er is geen sprake van gezamenlijk opdrachtgeverschap van provincie en gemeente.
De provincie is opdrachtgever van het integriteitsonderzoek wat betrekking heeft op de provinciale organisatie.

Integis heeft een forensisch accountantsonderzoek uitgevoerd. Hierbij is zij gebonden aan de regels voor forensisch accountants en particulier onderzoekers. De openbare samenvatting van de bevindingen van dit gespecialiseerde bedrijf – dat tevens beschikt over de benodigde vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid - zijn daarmee van grote waarde. Als gevolg van deze regelgeving bevat het openbare deel bevat alle relevante informatie.

Wij hebben juridisch intern laten toetsen of er mogelijkheden zijn om het rapport geheim aan u beschikbaar te (laten) stellen. Wij komen tot de conclusie dat dat niet kan, wat door de provincie onderschreven wordt. Provinciale Staten hebben geheimhouding opgelegd ten aanzien van het integrale Integis-rapport. Deze geheimhouding is gebaseerd op de Provinciewet. Met de geheimhouding worden de persoonsgegevens van betrokkenen beschermd, alsmede bedrijfs- en fabricagegegevens. Aangezien op het integrale rapport geheimhouding rust, kan het document niet aan de gemeente worden verstrekt. Hiermee zou immers de geheimhouding worden geschonden. De provincie heeft geen juridische mogelijkheid om raad en college tot geheimhouding te verplichten.

Het integrale rapport kan alleen aan de raad verstrekt worden als de geheimhouding wordt opgeheven. Dat achten wij niet verstandig. Het gaat hier immers niet alleen om de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onderzochte personen, maar ook van diegenen die hebben meegewerkt aan het onderzoek. De aard van dit soort integriteitsonderzoeken noopt er ook toe dat personen vrijuit moeten kunnen praten en dat aan hen geheimhouding wordt geboden.
Bovenstaande analyse wordt op dit moment voor de volledigheid ook extern getoetst, mocht hier een ander standpunt uit naar voren komen, dan zullen wij u hierover informeren.

14. Is het college bereid om de Provincie te vragen om het rapport met de raad en college te delen? Zo niet, waarom niet? Kan het college aangeven onder welke condities de provincie eventueel wel bereid zou zijn om inzage te geven in dit rapport?

Antwoord 14
Zie het antwoord op vraag 13.

15. Hoe beoordeelt het college de impact van de financiële problemen bij de provincie op dit moment voor de positie van de gemeente? Houdt het college er rekening mee dat er onverschuldigde betalingen zijn gedaan, waar ook de gemeente aan meebetaald heeft?

Antwoord 15
De provincie is bezig met het afronden van de jaarrekening en heeft aangegeven hier nog enige tijd voor nodig te hebben. Dit heeft op dit moment geen gevolgen voor de financiering van gezamenlijke projecten en de financiële positie van de gemeente. De provincie heeft aangegeven over voldoende middelen te beschikken om gedurende de afronding van het onderzoek van de accountant aan al haar verplichtingen te voldoen.
Er zijn geen feiten bekend dat er onverschuldigde betalingen zijn gedaan. De beweringen hierover van een voormalige manager die ook in het artikel worden aangehaald zijn door Provincie onderzocht en weerlegd of niet aangetoond (zie openbaar deel rapport Integis en de statenbrief over dit onderwerp).

16. Kan het college nagaan wanneer de accountant naar verwachting haar bevindingen publiceert? En is zij bereid de provincie te vragen deze bevindingen zo snel mogelijk met de Raad te delen?

Antwoord 16
De provincie kan moeilijk een inschatting geven van de precieze doorlooptijd (zie antwoord bij vraag 6). Tot het moment dat de controles zijn afgerond, worden daaruit geen bevindingen gedeeld. Zoals toegezegd bij antwoord 6 en tijdens het raadsdebat van 18 december informeren wij u zodra de bevindingen van de accountant openbaar zijn.

Vragen over de lopende onderhandelingen met BAM
In de meest recente voortgangsrapportage (en de RIB daarover) heeft het college aangegeven dat op korte termijn overeenstemming met BAM verwacht wordt over het afronden van diverse lopende geschillen.

17. Kan het college aangeven op welke wijze de beoordeling van die overeenkomst binnen de gemeente geregeld is? Wordt dit aan de projectorganisatie overgelaten of wordt er ook vanuit de gemeentelijke juridische en financiële controlafdelingen beoordeeld?

Antwoord 17
In de bestuursovereenkomst is vastgelegd dat provincie en gemeente elk voor hun eigen deelproject verantwoordelijk zijn. De overeenkomst met BAM valt formeel onder de verantwoordelijkheid van de provincie en moet daarom in haar college worden bekrachtigd.
Zoals gebruikelijk bij een uitvoeringsproject van deze omvang wordt een dergelijke nadere overeenkomst voorbereid door de projectorganisatie. De onderhandelingen worden gevoerd door leden van de Directieraad en de kaders worden bepaald door de Stuurgroep. De Directieraad legt verantwoording af aan de Stuurgroep. Na akkoord van Stuurgroep wordt deze overeenkomst voorgelegd aan GS.
Wij worden hierover, net als de raad, geïnformeerd. Indien een overeenkomst buiten de geldende kaders treedt is ook besluitvorming van B&W en/of Raad nodig. Dat is nu niet het geval, omdat de afspraken passen binnen de financiële kaders, die bij de voorjaarsnota 2018 door u zijn vastgesteld als onderdeel van de herijking planning en financiën Uithoflijn (de € 84 miljoen). Indien besluitvorming door college of raad buiten de afgesproken kaders plaatsvindt, wordt de overeenkomst ook gemeentelijk beoordeeld door juristen en control.

18. Waar wordt akkoord gegeven op een dergelijke overeenkomst? Is dat in de stuurgroep of wordt het ook aan het college voorgelegd? Of wordt het ambtelijk, in mandaat afgehandeld? Zo ja, welk mandaat?

Antwoord 18
Conform de mandaatregeling Uithoflijn wordt de vaststellingsovereenkomst - waarover we nu met BAM een principeakkoord op hoofdlijnen hebben - voorgelegd aan de Stuurgroep en na akkoord van de Stuurgroep voor besluitvorming voorgelegd aan GS. Het college wordt hierover, net als de raad, geïnformeerd, tenzij deze overeenkomst buiten de geldende kaders treedt. Dan is zoals bij antwoord 17 aangegeven ook besluitvorming van B&W en Raad nodig.

19. Kan het college specifiek en in detail aangeven welke openstaande geschillen met de BAM nu nog opgelost moeten worden, hoe het college die waardeert en hoe die waardering zich verhoudt tot de overeenstemming die (bijna) bereikt is?

Antwoord 19
Het grootste deel van het werk van BAM staat op het punt om opgeleverd te worden aan de opdrachtgever. Alleen in het Stationsgebied wordt nog ongeveer een maand gewerkt om ook dat deel gereed te maken voor oplevering. Hierdoor is het aantal geschillen met BAM inmiddels beperkt en overzichtelijk. Het risico op extra kosten of vertraging wordt steeds kleiner.

Er zijn drie geschillen waarover op hoofdlijnen overeenstemming is bereikt in een principe-akkoord:
- Spoorgeschil
- Boetebeding BAM
- Opleverissues

BAM heeft een claim bij de opdrachtgever, betreffende de constructie van de spoorstaven voor de 8 kilometer rails die BAM heeft gelegd.
De opdrachtgevers hebben nog een claim bij BAM betreffende een boete voor het niet behalen van een aantal contractuele termijnen.
Tenslotte moeten er afspraken gemaakt worden over de financiële afwikkeling ten aanzien van resterende opleverpunten voor de trambaan.

Voor de kosten en eventuele gevolgschade van deze opleverpunten is in de geschillencommissie onder leiding van een externe procesbegeleider besproken welke partij in welke mate verantwoordelijk is en
op basis hiervan zijn de kosten toebedeeld. Ook ten aanzien van de claims is een zakelijke afweging gemaakt. Op basis van risico-inschatting en verantwoordelijkheden zijn de claims en kosten geraamd en toebedeeld.

Het hierboven genoemde principe-akkoord wordt momenteel uitgewerkt in een vaststellings-overeenkomst. Deze vaststellingsovereenkomst bevat ook een aantal afspraken om de mijlpalen voor de start van het proefbedrijf te behalen. Zo worden praktische afspraken gemaakt over wat BAM nog voor restwerkzaamheden zal uitvoeren.
Voor de opdrachtgevers Provincie en gemeente Utrecht is deze overeenkomst van belang om duidelijkheid te krijgen over de afronding van het werk door BAM, voordat het proefbedrijf van start gaat. Die nieuwe fase begint met de overdracht van de traminfrastructuur aan de Provincie in februari 2019, zodat een start kan worden gemaakt met het proefrijden met trams door U-OV.

De kosten voor de opdrachtgevers die voortkomen uit deze vaststellingsovereenkomst passen ruim binnen de reservering die we hiervoor gemaakt hebben bij de herijking van de planning eind 2017. Dat betekent voor ons dat het risico op verder uitloop of extra kosten beperkt wordt en er steeds meer zicht is op een spoedige start van het proefbedrijf. Risico’s worden steeds beheersbaarder.

In de Raadsinformatiebijeenkomst van 8 januari 2019 hebben we u gemeld dat u bij de volgende kwartaalrapportage nader geïnformeerd wordt over de vaststellingsovereenkomst. Naar aanleiding van uw vragen sturen wij u het principe-akkoord onder geheimhouding toe en zijn uiteraard bereid deze nader toe te lichten.

20. Geeft de recente berichtgeving in het AD/UN het college reden om anders naar de overeenkomst en de totstandkoming te kijken?

Antwoord 20
Nee.

Aanvullende vragen

21. Kan het college deze vragen afzonderlijk, een voor een en uiterlijk dinsdag 5 februari 14.00 beantwoorden zodat, indien de raad dat wenst, het mogelijk is deze antwoorden mee te nemen in een spoeddebat op donderdag 7 februari?

Antwoord 21
Ja.

22. Kan het college aangeven of er binnen de gemeente nog relevante documenten beschikbaar zijn die zicht geven op de sturing en controle op betaling van facturen aan BAM binnen het project Uithoflijn, die nog niet aan de gemeenteraad ter beschikking zijn gesteld? Zo ja, kan het college erin voorzien dat die zo spoedig mogelijk aan de raad ter beschikking worden gesteld?

Antwoord 22
De verschillende overeenkomsten zijn voor u onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de voorbereiding van het spoeddebat van 8 maart 2018. In de bijlagen bij deze beantwoording treft u aan: de Mandaatregeling Uithoflijn, het vigerende mandaat van de projectdirecteur en de Procesbeschrijving Verzoek tot Wijziging-management De verschillende overeenkomsten die genoemd zijn in de bijlage van antwoord 4, evenals het principe-akkoord met BAM van december 2018 sturen we u onder geheimhouding toe. Verder zijn ons geen relevante documenten bekend die hierop betrekking hebben.
Begin vorig jaar hebben wij u aangeboden, (brief van 2 maart 2018), om u – al dan niet onder geheimhouding - op locatie van de Projectorganisatie inzage te geven in de dossiers. Dat aanbod blijft staan.

[1] www.ad.nl/dossier-de-uithoflijn/hoe-de-miljoenen-voor-de-uithoflijn-ongezien-naar-aannemer-bam-verdwenen~a6dac713

[2] Het laatste punt refereert aan de overeenkomst waarbij risico’s die in het domein van de opdrachtgevers lagen, verlegd zijn naar de opdrachtnemer, op enkele uitzonderingen na.