Schrif­te­lijke vragen Utrechters hebben recht op de hoogte te blijven van wat er gaande is in hun buurt

Indiendatum: 13 apr. 2023
Antwoorddatum: 20 jun. 2023

Schriftelijke vragen 79/2023

De gemeente Utrecht is wettelijk verplicht om de publicatie van aanvragen van vergunningen en verleende vergunningen transparant en toegankelijk te maken voor alle Utrechters. Momenteel is de enige manier om als Utrechter op de hoogte te blijven van aankondigingen en verleningen van vergunningen door je aan te melden bij officiëlebekendmakingen.nl, zodat je voor het opgegeven gebied kennisgevingen per e-mail kunt ontvangen. Bovendien wordt slechts een deel van de vergunningsaanvragen op tijd of überhaupt gepubliceerd. Daardoor is slechts een klein deel van de Utrechters goed op de hoogte en weten de meeste Utrechters niet welke vergunningen in hun buurt worden verleend of ze horen het te laat en kunnen er dan niet meer op reageren. Wij vinden dat Utrechters het recht hebben om op een laagdrempelige en toegankelijke manier op de hoogte gehouden te worden van mededelingen over wat er in hun buurt qua vergunningaanvragen en -verleningen gaande is.

Daarom stellen we de volgende vragen:

1. Erkent het college dat niet alle vergunningsaanvragen gepubliceerd worden? Zo ja, kan de gemeente aangeven om welke dat gaat en waarom deze niet gepubliceerd worden.

Antwoord: Ja, wij publiceren nu nog niet alle vergunningsaanvragen. Wij publiceren vergunningaanvragen waarvoor een wettelijke verplichting tot publicatie geldt (zoals omgevingsvergunningen) en ook vergunningaanvragen die van belang zijn voor de woon- en leefomgeving (bijvoorbeeld evenementen, huisvesting, horeca, seksinrichtingen). Alle bekendmakingen staan op de landelijke site officiëlebekendmakingen.nl van de rijksoverheid. Overige vergunningaanvragen, zoals parkeervergunningen, verkeersontheffingen, het in gebruik nemen van gemeentegrond (met bijvoorbeeld een container), straathandel en kabels en leidingen publiceren we niet. Voor dergelijke vergunningaanvragen bestaat geen wettelijke verplichting tot publicatie en zij hebben in de meeste gevallen geen of geringe en tijdelijke impact op de leefomgeving. Wanneer de gevolgen groter en langduriger zijn, verspreiden wij in veel gevallen een wijkbericht. Een tussenvorm, die ook in de Wet open overheid (Woo) is opgenomen als mogelijkheid, is het openbaar maken van informatie in de vorm van overzichten. Van een aantal vergunningssoorten staat op de gemeentelijke website extra informatie in die vorm. Van de collectes die in Utrecht met vergunning plaatsvinden is het collecterooster in te zien. Voor parkeervergunningen is op de site weergegeven voor
welke parkeerrayons een wachtlijst bestaat, hoe lang die is en vanaf wanneer de eerst wachtende op de lijst staat. Van evenementenvergunningen kunnen bewoners, naast de publicatie van de aanvraag, ook de status (in behandeling, vergunning verstrekt, gaat niet door) van de aanvraag volgen in het Overzicht aanvragen evenementenvergunning en het Overzicht meldingen straatfeest.

2. Erkent het college dat sommige en vooral vergunningsaanvragen voor evenementen en velvergunningen soms te laat worden ingediend? Zo ja, wat vind de gemeente ervan de burgers dan geen tijd meer hebben voor een bezwaarprocedure?

Antwoord: Beide vragen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en wij zullen die dan ook in samenhang met elkaar beantwoorden. Een aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van zijn vergunningaanvraag. Hij dient daarbij rekening te houden met een termijn voor het eventueel aanvullen van zijn aanvraag, de beslistermijn (inclusief een eventuele verlenging daarvan) en de termijn voor het indienen van en uitspraak doen op een eventueel bezwaar. Hiermee komt de indieningstermijn inclusief het doorlopen van de bezwaarprocedure uit op circa 35 weken. Dat vinden wij geen realistische termijn voor het indienen van een aanvraag evenementenvergunning.
Bij de aanvraagprocedure voor een evenement speelt bovendien dat de einddatum van de procedure vaststaat, namelijk de datum van het evenement. Voor het behandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning hanteren wij nu een periode van 12 weken. Deze termijn is nodig omdat meerdere plannen (veiligheid, mobiliteit, afval, ecologie) moeten worden beoordeeld en verschillende adviezen en diensten moeten worden geraadpleegd. Voor de aanvrager is deze termijn, met het oog op vroegtijdige zekerheid over de beschikbaarheid van bijvoorbeeld artiesten en materieel (podia, attracties) vaak al een uitdaging voor het aanleveren van definitieve plannen. Vaak moeten deze plannen gedurende de behandelingstermijn worden aangevuld en/of bijgesteld. Binnen deze termijn van 12 weken bestaat niet voldoende ruimte voor het doorlopen van de bezwaarprocedure. Bewoners kunnen, naast het indienen van bezwaar, een verzoek om voorlopige voorziening indienen bij de
rechtbank. Aan de rechter wordt dan gevraagd om een voorlopige voorziening te treffen waardoor het evenement niet door kan gaan. Bewoners kunnen eerder in het proces, op het moment van de publicatie van de vergunningaanvraag voor een evenement, wel al in een vroegtijdig stadium een zienswijze indienen, die wordt betrokken bij de beoordeling van de vergunningaanvraag.
In de velvergunningen is bepaald dat de vergunning pas gebruikt kan worden na afloop van de 6 wekentermijn voor het indienen van het bezwaar. Een bezwaar kan ervoor zorgen dat een besluit wordt aangepast. Omwonenden hebben dus de gelegenheid om bezwaar te maken tegen het vellen van de boom. Na die 6 weken kan de vergunninghouder in principe gebruik maken van zijn vergunning, tenzij er naast bezwaar ook een verzoek om voorlopige voorziening is ingediend.

3. Erkent het college dat er momenteel beperkte transparantie en toegankelijkheid is met betrekking tot publicaties over vergunningsaanvragen, waardoor veel Utrechters niet op de hoogte zijn van geplande activiteiten in hun buurt? Zo ja, welke maatregelen heeft de gemeente overwogen of genomen om deze situatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat meer Utrechters op de hoogte zijn van aangevraagde en verleende vergunningen en de daaruit voortvloeiende activiteiten in hun buurt?

Antwoord: Met de vaststelling van de Verordening op de elektronische bekendmaking in 2013 hebben wij gekozen voor digitaal publiceren als wijze van informatieverstrekking. Met de inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties per 1 juli 2021 zijn digitale publicaties verplicht. Daarmee wordt aangesloten op de verdergaande digitalisering van de maatschappij en de daarmee gepaard gaande behoefte aan toegankelijkheid van (overheids)informatie via internet. Wij hebben u over de Wet elektronische publicaties eerder geïnformeerd in onze brieven van 18 mei en 7 juli 2021.
Bewoners kunnen op verschillende manieren digitaal op de hoogte blijven van wat er in hun wijk en in de stad gebeurt. Wij verwijzen hiertoe graag naar de gemeentelijke website. Een van de mogelijkheden is dat bewoners zich kunnen abonneren op een emailservice waarmee zij dagelijks worden
geïnformeerd over vergunningaanvragen en vergunningen die wij publiceren op officëlebekendmakingen.nl. Bewoners bepalen zelf uit welk gebied rondom hun adres zij de berichten willen ontvangen; dat kan variëren van een straal rond het woonadres (van 250 tot 3.000 meter) tot de hele gemeente. Op een kaartje wordt de grootte van het gekozen gebied getoond. Om landelijk bekendheid te geven aan deze dienst krijgen alle inwoners van Nederland van 25 jaar of ouder, met een geverifieerd e-mailadres en een MijnOverheid-account, naar verwachting na de zomer een abonnement op Berichten over uw buurt. De uitrol van deze berichtenservice vindt gefaseerd plaats. Vier weken voordat Utrecht aan de beurt is ontvangen wij bericht. Lokaal zullen wij hier ook aandacht aan geven via verschillende media.
Daarnaast is het mogelijk om digitale inzage te hebben op onder andere het Servicepunt in het Stadskantoor. Daar bestaat gelegenheid om meer en/of aanvullende informatie op te vragen, hulp te krijgen bij de inzage of desgewenst een papieren uitdraai te verkrijgen.

4. Worden er bij de bekendmaking van vergunningen (aangevraagd en verleend) specifieke inspanningen geleverd om minderheden en mensen met beperkte toegang tot digitale middelen te bereiken en te informeren?

Antwoord: Steeds meer dienstverlening kan digitaal. Dat biedt voor veel bewoners snelheid en gemak. Tegelijkertijd beseffen we dat er digitale ongelijkheid is: niet alle Utrechters zijn digitaal even vaardig of hebben evenveel toegang tot internet. Het blijft altijd mogelijk om langs te komen voor een persoonlijk gesprek aan de balie of per telefoon.

5. Worden de huidige communicatiemethoden voor vergunningen regelmatig geëvalueerd om de effectiviteit van het proces te meten en te bepalen of er eventueel aanpassingen nodig zijn?

Antwoord: Op verschillende pagina’s binnen utrecht.nl bestaat de mogelijkheid tot het invullen van een klanttevredenheidsonderzoek (KTO). Omdat de publicaties op een externe website staan, bestaat de mogelijkheid tot een KTO niet en kunnen we daaruit ook geen feedback ophalen. We registeren hoe vaak er een vraag wordt gesteld over vergunningsaanvragen. We weten dus de aantallen maar niet het sentiment achter de vraag. We hebben voortdurend
klanttevredenheidsonderzoek op onze dienstverleningskanalen. Uit de analyse van de opmerkingen zien we geen aanleiding om hier nu extra onderzoek naar te doen.

6. Zijn er mogelijkheden voor bewoners om feedback te geven op het huidige systeem van bekendmaking van vergunningen en zo suggesties te doen voor verbetering? Zo ja, waar bestaan deze mogelijkheden uit en hoe gaat de gemeente om met de feedback?

Antwoord: Zie het antwoord op vraag 5.

7. Hoe worden bewoners op de hoogte gesteld van vergunningen die buiten hun buurt worden verleend, maar die wel invloed kunnen hebben op hun leefomgeving?

Antwoord: Zie het antwoord op vraag 3.

Utrecht stelt zichzelf graag voor als een toegankelijke stad, maar er is geen dataset beschikbaar op het Utrechtse dataportaal met een overzicht van de ontvangen vergunningsaanvragen en de bijbehorende resultaten, inclusief metadata.

8. Is het college bereid om de vergunningsaanvragen en bijbehorende metadata als opendata beschikbaar te stellen op het Utrechtse dataportaal.

Antwoord: Zoals in antwoord 1 aangegeven publiceren wij een aanzienlijk deel van de vergunningaanvragen.
Daarnaast verkennen we vanuit het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer of wij een digitaal bouwarchief kunnen vormgeven, waarin alle benodigde documentatie met betrekking tot vergunningen proactief openbaar beschikbaar kan worden gesteld. Als uitgangspunt hanteren we dat wij alle documentatie met informatiewaarde openbaar beschikbaar willen stellen, tenzij er sprake is van beperkingen op openbaarheid, zoals privacygevoelige en/of concurrentiegevoelige informatie.
Driekwart van de Woo-verzoeken in Utrecht heeft betrekking op vergunning gerelateerde documentatie. Wanneer wij deze documentatie proactief openbaar beschikbaar stellen voorkomt dat naar verwachting een substantieel aantal verzoeken. Wij houden u op de hoogte van de voortgang van Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer en het digitaal bouwarchief in de jaarlijkse raadsbrieven.

9. Tot 2021 werden ook de aanvragen en status van evenementenvergunningen als opendata gepubliceerd. Is de gemeente bereid om de dataset evenementenvergunningen weer actueel als opendata beschikbaar en toegankelijk te stellen?

Antwoord: Ja, wij hebben deze dataset recentelijk weer geactualiseerd. De technische problemen op het open dataplatform zijn opgelost. De evenementenvergunningen zijn weer toegankelijk en worden wekelijks geactualiseerd.

Naar onze mening bevordert een standaard aanplakbiljet de transparantie vanuit de gemeente en de participatie vanuit de bewoners c.q. omwonenden en/of direct belanghebbenden. Doordat ter plekke zichtbaar is dat er een vergunningaanvraag is gedaan en later zo mogelijk is verleend is iedereen beter in staat om tijdig, indien gewenst, daarop te reageren en zo mogelijk bezwaar te maken tegen de vergunningaanvraag of in beroep te gaan tegen de vergunningverlening. In België heeft de overheid daarom naast de online bekendmaking een officiële sticker geïntroduceerd voor vergunningaanvragen om de bewoners op de hoogte te houden van de geplande vergunning plichtige activiteiten in hun buurt (zie bronnen).

10. Is het college van plan om te onderzoeken of het mogelijk is om de werkwijze uit België toe te passen in Utrecht? Dit betekent dat er een herkenbare aanduiding van de gemeente wordt geïntroduceerd (zoals een sticker, aanplakbiljet of brief) die de aanvrager verplicht zichtbaar ter plekke moet tonen, zowel na de aanvraag als na de vergunningverlening, naast de online aankondiging van de vergunning. Zo ja, hoe en wanneer kunnen we hiervan het resultaat inclusief conclusies verwachten?

Antwoord: Wij vinden de werkwijze in België (en andere landen) sympathiek, maar richten ons op verdere uitbreiding en intensivering van de digitale ontsluiting van vergunningaanvragen en vergunningen (zie ook het antwoord op vraag 3). Daarbij houden wij onverminderd aandacht voor het bereiken en informeren van minder digitaal vaardige bewoners. Uit de Utrecht Monitor 2022 blijkt dat het aandeel inwoners dat moeite heeft met digitale toepassingen (informatie opzoeken op internet, e-mailen, een aanvraag doen, een afspraak maken) in de periode 2019-2021 vrij sterk is gestegen. Van degenen die zich beperkt voelen in digitale vaardigheden, geeft bijna de helft aan tijd te willen maken om beter te leren omgaan met internet. Wij vinden het belangrijk om te investeren in digitale vaardigheden en daarom ondersteunen we bibliotheken en maatschappelijke organisaties die cursussen organiseren voor bewoners die digitaal vaardiger willen worden.

Gert Dijkstra en Oumar Barry, EenUtrecht
Lisanne Snippe, Partij voor de Dieren
Yvonne Hessel, Utrecht Solidair